もう月末は怖くない。営業一人ひとりが1時間以上かけていた交通費精算が数分に。

(左)株式会社ソウルウェア代表の吉田(右)株式会社スタディスト営業部の関根氏

スタディスト社はBtoB向けのクラウド型マニュアル作成・共有プラットフォーム『Teachme Biz』の開発、販売を行っているSaaSスタートアップだ。
会社設立は2010年3月、2013年9月に『Teachme Biz』リリースしてから、現在の導入社数は約2,500社(2019年4月時点)にのぼる。
現在社員数は70名だが、交通費精算サービスのkincone導入時は創業して6年目で社員数8名とまさに立ち上げ時期。
kincone導入の経緯と導入後の効果についてインタビューを実施した。

今回お話を伺ったお客様 

会社名 :株式会社スタディスト
設立日 :2010年3月
社員数 :70名(導入時は8名)
事業内容:マニュアル作成・共有プラットフォーム『Teachme Biz』の開発、販売

名前:豆田裕亮

部署/役職:Studist (Thailand) Co., Ltd. 代表(Managing Director)

導入時の役割:開発以外の業務を全て

入社時期:2011年3月(5人目)

※豆田氏は現在タイ在住のため、web会議で参加頂いた

名前:関根弘明

部署と役職:営業部 グループリーダー

入社時期:2016年4月(11人目)

kinconeの導入効果概要

導入前の課題

※タイから遠隔でインタビューに答える豆田氏

「当時は創業メンバー+2人という状況でした。交通費精算は月末に1ヶ月のカレンダー予定を見ながら、1時間以上かけてExcelシートに入力していました。」(豆田氏)

導入時、開発以外は全てを担当していた豆田氏。
スタートアップで多忙を極めていたため、月によっては数千円の交通費精算を申請しそびれる、ということもあったという。
もちろんシステム導入を進める役割の人もいない状況だったため、豆田氏にてツール導入をすすめていた。

候補製品と検討時のポイント

豆田氏に検討時に他製品や他の手段はどういったものを検討したか伺った。

「なし。交通系カードで精算できるもので、月額一人200円。他社を比較検討したほうがコストかかりますよね。」 (豆田氏)

「会社が解約した場合は、自分のお金で自分の分は契約します笑。それぐらい必要だと思います。」(関根氏)

これは他のお客様から良く聞く話だ。スタディスト社でも導入の決め手は価格が大きいようだ。

導入効果

「めちゃくちゃ楽になりましたね。実は今のインタビュー中に今月の交通費申請終わりましたよ。」(豆田氏)

1時間以上かかっていた交通費申請が今では数分の作業まで短くなったという。

「転職してきて衝撃を受けたことの一つです。前職では2時間ぐらいカレンダーとにらめっこしてましたから。もう月末は怖くないですね。」
「しかもモバイルSuicaと連携したら入力すらなくなりました。交通費精算って月末に結構気合いいれないとできないじゃないですか。あれから解放されたのは大きいですね。」(関根氏)

関根氏に実際に今月の交通費申請の作業を見せてもらった。

まずはモバイルSUICAのデータをkinconeにダウンロードし、申請しない項目のチェックを外す。

申請データの完成。この月はなんと63件。
これを手作業で月末に全て調べて、入力すると思うと、かなり大変な作業。

CSV出力して、経理に共有するためにドロップボックスへアップロード。
あとは利用している会計システムに経理がインポートするだけで完了。

スケジュール自動マッチング機能

まだ利用していないというkinconeの新機能「スケジュール自動マッチング機能」についてもご紹介した。

「kinconeでは訪問先の入力の手間をなくすために、Googleカレンダー(G Suite含む)、Office365、Garoon(クラウド版のみ)のスケジュールと連携し、訪問先を選択できます。
スケジュール自動マッチング機能は、スケジュールに登録されている予定の社名、住所などから、システムが訪問先を推測して全て自動的に入力されます。
申請時はマッチング内容を修正するだけ、しかも、ユーザが修正した内容は学習するので、次回以降は正しく訪問先が入力されるようになります。
そのため月末のスケジュールと睨めっこするあの憂鬱な時間をさらに削減できます。
特に上場を目指しているような企業では監査なども厳しく、交通費精算時に訪問先までの管理を求められるので、ご評価頂いてますね。」(ソウルウェア吉田)


新機能について語るソウルウェア代表の吉田

後輩ユーザーに一言

最後に関根氏より、交通費申請サービスを検討しているスタートアップの方々に向けたアドバイスも頂いた。

「kinconeを入れると月末が怖くない。スタートアップはリソースがないので生産性を上げなければいけない。
特に営業は月末が忙しいので、交通費精算に時間をかけてしまうのはもったいない。本当におすすめです。」