葬儀社のDX化！帳票作成ツールのレポトンで9割のペーパーレスに成功（株式会社ヨシノ）

ポイント

クラウド化で労働分配も平等に！従業員のモチベーションもアップ

本棚4台分の紙を削減しペーパーレス化に成功

手入力のケアレスミスをなくしサービスクオリティ向上

目次

• 導入背景（「膨大な紙をデジタル化できること」が決め手）
• 利用方法1（勤務データを出力し勤怠管理に活用）
• 利用方法2（審査登録確認用紙の出力で出展者への確認業務に活用）
• 社内浸透（社内も社外も役割分担を工夫した）
• 導入効果（10cmのファイル×3冊分のペーパーレス化に成功！業務の変化にもスムーズに対応できる体制ができた）
• 今後の展開（「世界らん展」のコンテスト業務への展開を準備中）

導入背景：「膨大な紙をデジタル化できること」が決め手

事業内容について教えてください。

当社は昭和6年より東京で90年以上、葬儀業を営んできました。業界での長い歴史と築いたネットワークを活かし、高品質で確かなお葬式を提供しております。創業以来、施行2万件以上の実績があり、信頼を築いてきました。
長年の実績により、祖父母から親、親から子へと続く縁あるご相談をいただいております。現代では、子供の世代が東京から離れているケースも増えており、子供世代のご相談者の近くでの葬儀場所を手配する場合もあります。そのため東京都内だけではなく、千葉や埼玉など他県での葬儀施設のご紹介も可能で、約300箇所を超えるネットワークを活用しご相談者のニーズに広く柔軟に対応しています。

レポトン導入前の課題を教えてください。

紙でのアナログな管理には、労力と保管コストが膨大にかかっていることが課題でした。

当社のサービスは、葬儀対応だけでなく、葬儀後のお墓や仏具に関するご相談など、多岐にわたります。また何世代にもわたり、長期にわたってお付き合いする特徴があります。そのようなご相談者様の情報は年間約400件ほどあり、それだけの量の紙が創業から90年以上たまっていました。大型の本棚3〜4台分の紙を常にオフィスに保管している状態でした。ご相談やお問い合わせがあるたびに、大量の本棚の中から該当するご相談者様の紙情報を探す必要があり、とても手間がかかっていました。

また、帳票も手書きで作成していました。数代前は複写式の紙で請求書を書いていた時代もありましたし、5代目である私が社長就任時も手書きの請求書を作成していました。

ここ10年ほど、葬儀業界でもDXが叫ばれるようになり、当社でも電話でのみ承っていたご相談を、ネットでも受け付けるようになってきました。ネットからのご相談が増えるにつれ、電話片手にメモで対応する、いわゆる「紙」中心の管理方法への限界や、時代のデジタル化についていけない危機感も感じていました。そのような流れから、kintoneの導入を決めました。kintoneでご相談者様の情報や、葬儀にかかる供物の発注管理など、一元管理を始めたことがきっかけで、それに関わる帳票類もデジタル化したいという思いが生まれました。

色々なツールの中でレポトンに決めた理由を教えてください。

ExcelとPDFの両方出力できるという点も、レポトンを選んだ理由の１つです。当社の帳票は、Excel形式で計算式を使いたいものや、発注書などPDFで出力したいものなど、多岐に渡っています。これから徐々にデジタル化を進めていく中で、PDFとExcel両方出力できるのは選択肢が広がると考えました。

レポトンの利用状況について教えてください。

ひとつは、社労士に提出する、従業員の勤務に関わるデータを出力しています。手当などが細かくある就業形態なので、kintoneに記録している情報からExcelでデータ化し、社労士に提出して勤怠管理に利用しています。他にも、請求書や仕入れ用の発注書にも利用しています。社内外の帳票のほとんどをレポトンで出力しています。

利用方法1：勤務データを出力し勤怠管理に活用

“勤務データ”の出力方法とその効果を教えてください。

他の業界でいうと業務日報や案件管理のような形で、ご遺体の移送があった場合は、運転記録を、葬儀があった場合は、葬儀の詳細をkintoneに入力しています。そこからレポトンで勤怠に必要なデータを抽出し、社労士に提出して勤怠管理から給与計算に利用しています。

以前は、勤怠データの作成を、PC作業が得意な従業員が1人でExcelに入力をしている状態でした。紙の記録や案件情報から、必要な勤怠データをExcelに抽出する必要があり、負荷が高く、社員間の業務の分散がうまくいかない状況にありました。

レポトン導入後は、各自で担当分の業務日報や案件情報をkintoneに入力し、ボタンひとつで誰でも勤怠データを出力することができるようになりました。誰か1人に業務負荷がかかることはなく、労働分配も平等になったことで、お互いが気持ちよく業務できるようになったと感じています。

利用方法2：葬儀日程表の作成に活用

“葬儀日程表”の使い方とその効果を教えてください。

お通夜や告別式を執り行う場合、日程表をご相談者様にお渡しします。結婚式で言う案内状のようなものですが、こちらもレポトンにある葬儀情報から出力できるようにしています。

以前は式場毎に管理したExcelファイルがあり、それを手入力で修正して作成していました。日程表は大切な方のお通夜や告別式などのご案内をするための書面です。ご相談者様に心を寄せて丁寧に対応をする必要がありますので、ケアレスミスにも細心の注意をしていました。今ではたったひとつのボタンで出力できるようになり、システムを利用することで人的ミスによるリスクヘッジにもなっています。結果的に安定したサービスの提供ができる状態になりました。

管理の面では、以前はそれぞれの式場ごとに関係するExcelファイルが100個ほどありました。これらのファイルを管理するのは大変でしたが、レポトンから日程表を出力できるようになったおかげで、それらの膨大なファイルの管理が不要になりました。

社内浸透：運用しながら現場の声を拾いカスタマイズ

レポトンの社内展開方法について教えてください。

kintoneの構築自体は株式会社船井総合研究所様に協力いただきながら、徐々に作っていきました。レポトンに関しては、基本的に私1人がはじめに理解し、社員に浸透させる形で展開していきました。レポトンの運用は、1年程度で社員全体に定着した印象があります。設定は簡単でしたので、特につまづくこともなくスムーズに進みました。

利用についてもボタンを押すだけで、難しいことはありませんでしたので、慣れていけば問題はなかったです。

レポトンの社内浸透で工夫されたことがあれば教えてください。

導入直後は、kintone自体の操作に慣れるのに時間がかかりましたが、その点はシステム側で制御することでミスを防ぎました。フィールド入力を必須にするなどして、社員が利用しやすいように工夫しています。また、導入期間を区切って現在のフローをkintone×レポトンのフローに全て移行しました。最初から100％完璧に作り込もうとすると、切り替えのハードルが高いと感じました。そこで、一度切り替えてみて、現場の意見をヒアリングしながら徐々に変更や修正を加え、使いやすいものにしていくことで、浸透が早まったと感じています。

導入効果：本棚4台分の紙を削減！ペーパーレス化に成功

レポトンの導入効果について教えてください。

1番大きな変化は、紙保管用に壁一面に配置していた本棚4台分がなくなったことです。発注書や請求書など、社内外のほとんどの帳票をレポトンでデジタル化することができ、約9割の紙を減らすペーパーレス化に成功しました。現在は、デスクの上に置ける程度の紙の量になっています。

また、情報の検索にかける時間も大幅に減少しました。膨大な紙の束から目視で探す必要がなくなり、kintoneで検索をかけて情報にアクセスできるようになったため、ご相談者様をお待たせすることなくサービスの向上につながったと感じています。

今後の展開：受電システム連携でさらなるサービス向上を目指す

今後の展開について教えてください。

ネットでのご相談が増えてきたとはいえ、やはり電話対応がまだまだ多い業界です。今後は受電システムなども連携し、よりご相談者様に寄り添ったサービスができるよう、業務の効率化とサービスの向上を図っていきたいと考えています。