勤怠管理を紙やExcelで行っている場合、手間やミスのリスクが増えてしまいます。
本記事では、勤怠管理システムの導入ステップをご紹介し、労務担当者様がスムーズにデジタル化を進めるためのポイントを解説します。
目次
- 紙・Excel管理が引き起こすリスクとは？
- 導入ステップ① システム導入後の運用イメージを決める
- 導入ステップ② 勤怠管理システムの候補を決める
- 導入ステップ③ 初期設定とテスト運用をする
- 導入ステップ④ 運用の社内周知
- 導入つまづきポイント
- まとめ
紙・Excel管理が引き起こすリスクとは？
勤怠管理に紙やExcelを使用し続けることは、様々なリスクを伴います。
- 集計ミスで未払いや法令違反のリスク
労働時間の計算ミスにより、給与の未払いリスクが発生します。また、法改正に対応できない場合、法令違反につながる可能性もあります。
- 勤怠データの紛失のリスク
紙のタイムカードやExcelファイルでは、期日までにタイムカードが未回収だったり、紛失してしまったり、Excelデータが消えてしまうなどというリスクも発生します。 - 有給休暇が管理しきれない
有給休暇の付与漏れや、法律で義務付けられた年間5日間の取得確認が適切に行えない場合があります。 - 正確な時刻の記録が難しい
手入力による不正や記録ミスが起きやすく、勤怠データの信頼性が低下してしまいます。
導入ステップ① システム導入後の運用イメージを固める
システムを導入する前に、まずは管理者が運用イメージを明確にすることが大切です。
この過程では、以下のポイントを押さえましょう。
- 現状の課題を洗い出す
1.の項目で述べたリスクも考慮し、どんなミスが起こりうるのか、手作業でどこに無駄が生じているかなどを明確にします。
- 導入の目標を設定する
勤怠管理システムをどのように活用したいかを具体的に考えます。
例えば、業務の効率化、ミスの削減、法令順守など、導入後の目標を設定します。 - 今までの運用をシステムでどのように対応するか検討する
今は紙で提出している休暇申請をシステムではどのように行うか、勤怠を修正したい場合は誰がどのように行うかなど、具体的に検討しましょう。
導入ステップ② 勤怠管理システムの候補を決める
市場にはさまざまな勤怠管理システムが存在します。それぞれの特徴を比較し、導入するシステムの候補をいくつか選定します。
システム選定はデジタル化成功の第一歩です。以下の基準をもとに、自社に最適なシステムを選びましょう。
- サポート体制: サポート体制など困った時にすぐ相談できるか
- 機能面: 業務フローに対応できるか
- コスト面: 初期費用や運用費用を確認
導入ステップ③ 初期設定とテスト運用をする
導入できそうな勤怠管理システムが決まったら、まずはトライアルを利用してみましょう。
トライアルを利用することで、操作性や使い勝手を確認したり、自社の業務フローに合致するかどうかを検証することができます。
トライアルの手順は以下の通りです。
- 初期設定を完了させる
従業員の登録や就業形態（例：固定時間制、シフト制など）の設定、打刻方法（例：スマホアプリ、ICカードタッチなど）の決定など、最低限必要な初期設定を完了させます。 - テスト運用を行う
実際に1～2ヶ月程度、試験的に運用します。最初は1つの部署のみで試用してみるのもよいでしょう。
この期間中に、課題や改善点を洗い出し、本稼働に向けて調整を行います。 - 従業員の操作手順を確認する
従業員がスムーズに新しいシステムを使えるように、 労務担当者自身が従業員側の操作手順を把握しておくことがポイントです。
導入ステップ③ 初期設定とテスト運用をする
テスト運用が完了したら、現場定着のための運用周知を行いましょう。
事前に使い方やルールを周知を徹底しておくことで、スムーズな運用移行が可能になります。
- マニュアルの作成
日々の打刻の仕方や有給休暇などの申請方法、勤怠を修正したい場合の操作方法などを分かりやすくまとめたマニュアルを用意します。 - 説明会の実施
従業員向けに事前説明会を開催し、システム導入の目的や使用方法を丁寧に説明しておきましょう。
導入つまづきポイント
勤怠管理システムの導入においてつまずきはつきもの。つまずきやすいポイントを事前に把握しておきましょう。
- 棚卸しの不足
現状の勤怠管理フローを十分に棚卸ししないと、不要な機能を導入してしまったり、これまで行えていたことが実現できなくなる可能性もあります。 - システム化する部分としない部分の切り分けができない
全ての勤怠管理フローをシステム化しようとすることで、却って非効率になる場合もあります。 - 初期設定のハードル
初期設定に時間がかかってしまい、スケジュール通りに導入が進まない場合があります。
でも！キンコンならそんな心配は無用です！
- 初期設定を徹底サポート
オンラインでお客様の設定画面を拝見しながら、個々のお客様に合わせた最適な設定をサポートします。困った時にすぐ相談していただける窓口をご用意しております。 - 従業員向けマニュアルの提供
従業員様が簡単に操作方法を理解できるマニュアルをご用意しています。 - トータルサポート体制
システム選定～導入～展開まで一貫してお手伝いさせていただきます。
お客様の要望を詳しくお聞きして要件定義を行った上で、初期設定のサポート、マニュアル作成までサポートいたします。これにより、導入時のつまづきを最小限に抑えることが可能です。
まとめ
紙やExcelでの勤怠管理は、様々なリスクを生じます。手作業によるミスや非効率な作業が多い現状から脱却し、効率的で正確な勤怠管理を実現させませんか？
勤怠管理システムを導入すれば、これらの課題を一気に解決し、業務の効率化を進められるというメリットがあります。
デジタル化を成功させるポイントは、システム選びからトライアル活用、初期設定、テスト運用、そして運用周知に至るまで、段階を踏んで取り組むことです。
キンコンならそのお手伝いが可能です！
初期設定のサポートや従業員向けのわかりやすいマニュアル提供など、導入時のハードルをぐっと下げるサポートを無償でご提供しています！
またキンコンのシンプルでわかりやすい操作性は、初めて勤怠システムを導入する企業様にもぴったりです。
紙やExcelでの勤怠管理から卒業して、もっと効率的でスマートな働き方を目指しましょう。今すぐ無料トライアルをお試しください！キンコンが初期設定から運用までをしっかりサポートします。
▼キンコン 公式サイト：https://www.kincone.com/ 導入事例Tips記事サイト：https://workers.soulware.jp/category/kincone/
株式会社ソウルウェアでマーケティング部に所属している白木です。
カスタマーサポートやカスタマーサクセスの経験を経て、現在はマーケティング部に所属しています。
弊社製品を広く使っていただくことで、お客様の業務に余白を生み出すお手伝いをできたらと思っています！