採用時に準備すべき書類とは

ベンチャー企業向け、人事労務関係の基礎から学ぶコラム第3弾。

今回は採用を決めた後、どんな書類を用意して手続きを進めたらいいのかを解説していきます。

基本の5つの手続き

社員を採用するときに行う一般的な手続きは以下の5つです。

• 労働契約の締結
• 入社誓約書の提出
• 社会保険への加入
• 労働保険への加入
• 36協定の締結

労働契約は口頭でも成立してしまうものですが、会社としてエビデンスを残すためにきちんと契約書を交わした方がベターです。

この時注意したいのが、労働契約書には必ず以下の内容を明示することが、会社としての義務になります。

• 労働の期間に関する事項
• 期間に定めのある労働契約を更新する際の基準に関する事項
• 就業場所、従事すべき業務に関する事項
• 始業・終業・所定労働時間を超える労働の有無に関する事項
• 休憩時間、休日、休暇、交代勤務がある場合は就業時間転換に関する事項
• 賃金の決定、計算、支払い方法、締め切り、支払い時期、昇給に関する事項
• 退職に関する事項

入社時誓約書とは？なぜ必要？

「入社時誓約書」とは、社員から会社に対して約束した事項をエビデンスとして残す文書です。実は必ず作成義務があるわけではありません。

上段の労働契約をする際、雇用契約書には細かな条件や会社の権限について記載されるので長く難解な物になってしまいます。それゆえ、労働者にとって重要な部分のみを抜粋し、理解をさせた上で署名をもらい会社に提出してもらう方がトラブルが少なくて済みます。

それが「入社時誓約書」です。

なお、誓約書の内容が法律違反であったり、公序良俗違反に当たるものは無効になります。

ではどんな内容を記載すべきでしょうか？

• 機密保持義務
• 競業避止義務
• 引き抜き行為など禁止の確認
• 就業規則、雇用契約書、業務命令などの遵守の確認
• 損害賠償義務の確認

他にも重要な合意内容があれば記載しておいた方がいいでしょう。

この中でも、機密保持に関しては大変重要です。情報も大切な企業の財産です。情報漏洩や機密情報の厳格な管理を保てるように入社時から社員へ徹底した意識づけを行うことが大切です。

記載する際に、単に「機密情報を守る」と書いてしまうと、曖昧且つ広義な為にどんな情報が機密にあたるのか、または転職時に社員の選択肢を阻むものとされてしまい、無効なものと判断されてしまう恐れがあります。具体的に定めておく必要があります。