製造業の勤怠管理の集計作業がキンコンで80％に短縮！（株式会社エーピーエヌ）

長野県岡谷市に位置するエーピーエヌ株式会社は、プリント基板や電子機器開発に関するEMS業務を提供しています。同社は従業員の約6割を占める子育て世代が、より働きやすいようにフレックスタイム制度を導入しました。制度導入をきっかけにフレックスタイム制度に適した柔軟な勤怠管理ができるキンコンで勤怠管理の集計作業を劇的に短縮することができました。今回は、代表取締役の小松氏にキンコンの具体的な活用例や導入時のお話をお伺いしました。

ポイント

自由な打刻で、柔軟性を提供しつつ勤務状況の見える化が実現

キンコンの基本機能で残業時間の抑制や有給取得を推進

柔軟な働き方の実現でフルリモートワークの採用が可能に

目次

• 導入背景（「自由な働き方が実現できる柔軟な打刻方法」が決め手）
• 利用方法1（ICカードやアプリ打刻で勤怠打刻に時間と手間を減らしスマートにキンコンを活用）
• 利用方法2（残業時間の抑制と有給取得率の促進にキンコンの基本機能を活用！）
• 社内浸透（従業員視点を取り入れたデモ説明で導入成功！）
• 導入効果（勤怠集計作業が劇的に改善！1日で確認が完了）
• 今後の展開（組織成長に伴った勤怠管理の拡充を目指す）

導入背景：「自由な働き方が実現できる柔軟な打刻方法」が決め手

事業内容について教えてください。

（取締役　小松氏）エーピーエヌ株式会社は、プリント基板や電子機器開発に関するEMS業務を提供しています。当社では、基板設計と機械設計を中心に、実装から量産までワンストップでサポートしています。特に短納期が強みで、お客様から高い満足度の評価を受けています。
当社は自社工場を持たないファブレス企業であり、200社以上の協力会社ネットワークを活用して年間1,600件以上の開発案件を工場設備に依存せず対応し、お客様からの難題な案件でもほとんど断ることがありません。
さらに、自社オリジナルのLED間接照明機器の開発と販売も行っており、「癒し」をコンセプトに、東日本大震災の復興をきっかけに積極的に販促活動やECサイトを展開しています。この製品には、炎の揺らぎなど、開発会社ならではのこだわりを込めて製作しています。

キンコン導入前の課題を教えてください。

キンコン導入前は、固定労働時間制度で働いており、勤怠管理にはkintone内のタイムカードアプリを使用していました。しかし、kintoneは勤怠管理専用ツールではなかったため、「出退勤」のボタンを押すだけで打刻ができるような勤怠管理に特化した機能はありませんでした。そのため、出退勤時にパソコンを起動しkintone上に手入力で打刻時間を登録する必要があり、手間と時間がかかっていました。

また、累計時間の表示ができなかったため労働時間の集計作業にも時間がかかっていました。

勤務形態は固定時間制度だったため、労働時間のパターンは決まっていましたが、業務の性質上、細かい休憩を取ることが多くありました。このため、従業員が打刻を忘れることが頻繁にあり、総務の従業員の勤怠確認や修正作業が発生し、業務負担が増大していました。勤怠の集計作業には1週間を費やすほどの状況でした。

当社は約6割が子育て世帯です。私が代表取締役就任後には、仕事と子育てをより両立できるように、働き方が柔軟なフレックスタイムへの切り替えを検討しました。しかし、kintoneでの勤怠管理では外出先での打刻や直行直帰の記録ができず、休憩の自動付与もできなかったため、フレックスタイムへの切り替えが困難な状態でした。そのため、柔軟な働き方へと対応できる勤怠管理ツールの導入を検討し始めました。

色々なツールの中でキンコンに決めた理由を教えてください。

kintoneの勤怠管理では累積時間の表示ができなかったため、フレックスタイムの設定がうまくできず、kintoneではなく、新たに制度に対応できる勤怠管理サービスを検討しました。また、従業員が自由な働き方を実現できるよう、テレワークや出張先からも柔軟に打刻できるサービスであることが要件の一つでした。そして、同日に複数回の休憩打刻が簡単にできることや、自社で設定をカスタマイズしやすいことも重視していました。

その結果、複数回の出退勤や休憩の打刻が簡単にできるだけでなく、ICカードでのタッチだけで打刻できる利便性や、1人あたり月額200円という低コストという点が決め手となり、キンコンを選定しました。また、他社と比べて専用機器の必要性がなく、利用者数の制限も少ない点が、中小企業である自社にマッチしていると感じました。

利用方法1：ICカードやアプリ打刻で勤怠打刻の時間と手間を減らしスマートにキンコンを活用

キンコンの利用状況について教えてください。

キンコンのトライアル時からフレックスタイムで設定し、従業員それぞれのニーズに合わせてICカード、アプリ、Web打刻の方法を活用しています。キンコン導入後は、従業員の柔軟な勤務が実現されています。さらに、出張時や直行直帰の際にもキンコンを活用し、勤怠管理をスムーズに行っています。

ICカードタッチやアプリ打刻の利用方法とその効果を教えてください。

キンコンを導入してから、Felica対応のICカードを社員に配布し、会社の入り口にスマートフォンを設置してICカードで打刻できる環境を整えました。ICカード打刻を選定した理由は、カードタッチをするだけで簡単に打刻ができるスマートな方法だと思ったからです。これにより、従業員はPCを立ち上げる手間などがなくなり、出勤時の時間を節約できるだけでなく、就業開始のギリギリに出社する従業員の遅刻も減少しました。

ICカードやアプリ打刻など、従業員が自由に打刻できる環境を整えることで、フレックスタイムやテレワーク、直行直帰などの柔軟な働き方への対応が進みました。キンコンの柔軟な打刻機能をきっかけに、フレックスタイムが促進されたと感じています。

従業員の打刻が自由になり、勤務状況もリアルタイムで可視化されるようになりました。これにより、従業員に柔軟性を提供しつつ、勤務状況の見える化が実現し、子育て世帯が働きやすいような柔軟な働き方と透明性を両立させることが実現しました。

利用方法2：残業時間の抑制と有給取得率の促進にキンコンの基本機能を活用！

残業時間の抑制と有給取得率の促進にキンコンの基本機能の利用方法とその効果を教えてください。

以前は有給は自己申告で、管理者からも積極的に有給取得をするようには伝えることができませんでした。しかし法改正で取得が義務とされた後からは計画的に有給を取得するよう声かけをするようになりました。キンコンのマイページ機能を利用し、月の所定時間の勤務状況を従業員個人に確認するよう促しています。その結果、従業員の意識向上や無駄な残業の削減に貢献していると感じています。

また、キンコンのアラート機能を設定し、有給取得や残業抑制の推進を積極的にしています。代表者として、定期的に社員に対し、直接有給休暇の取得を促しています。管理者もダッシュボードを活用し従業員の勤務状況をよく確認しています。それでも社員によっては仕事が好きで中々有給を取得しないメンバーもいますが、権利として積極的に取るようにと個別でも伝えています。

その結果、キンコン導入をきっかけに残業時間が50%以上削減され、有給の取得率も70%を達成しました。

社内浸透：従業員視点を取り入れたデモ説明で導入成功！

キンコンの社内展開方法について教えてください。

トライアルや設定の段階では、私個人で進め、従業員が使いこなせるように打刻方法や休憩の設定など、理想とする就業形態をキンコンで実現するために、設定に取り組みました。

従業員が抵抗なく利用でき、操作が難しくないことを確認し、導入へと進めました。

従業員を信頼した上で、フレックスタイムを採用し柔軟な働き方を促進する一方で、個人で月の所定労働時間を確認するように促す必要がありました。導入時には私から直接従業員へデモを行い、操作方法や重要なポイントを説明しました。これにより、従業員が自己で管理を行う上での理解を深めた上でスムーズに導入できました。

キンコンの社内浸透で工夫されたことがあれば教えてください。

私自身がキンコンを積極的に使用し、従業員にまず、実際に使ってみてほしいと強調して伝えました。打刻忘れやミスがあっても問題ないことを伝え、従業員が安心してキンコンを試すことができる環境を整えることに力を入れました。

導入効果：勤怠集計作業が劇的に改善！1日で確認が完了

キンコンの導入効果について教えてください。

勤怠の集計作業が大幅に改善され、非常に楽になりました。今まで集計作業で1週間の期間がかかっていましたが、現在は打刻忘れが減少し、細かな内容の確認だけで1日まで短縮しました。

総務部門の業務負担が軽減され、Excelで行っていた有給管理も一元管理できるようになり、業務効率が向上しました。

さらに、キンコンの打刻時の位置情報取得の機能を活用することで、リモートワーク環境を整えることができ、岩手県からのフルリモートメンバーの採用も可能になりました。

今後の展開：組織成長に伴った勤怠管理の拡充を目指す