株式会社アジャイルウェアは、ウェルビーイング経営を推進し、従業員の働き方を重視する企業です。従業員の働き方を支える上で、Excelでの勤怠管理は、手入力の手間があり、正確な勤務時間の把握が難しい状況でした。客観的な勤怠データを記録するためにシステム化を検討し、設定が簡単で使いやすいキンコンが選定されました。また、キンコンのSlack連携により、簡単にリアルタイムでの打刻と勤怠の記録が可能となりました。その他にも、ラベル機能や会社カレンダーなどのキンコンの基本機能を活用し、会社の施策を柔軟に反映させることが可能となりました。人事/Chief Well-being Officer岡田氏に、キンコンの活用方法、効果を伺いました。
| ポイント |
| キンコンのシンプルな勤怠管理がウェルビーイング経営へ貢献 |
| ラベル機能で会社独自の手当てや休日を柔軟に設定 |
| 会社カレンダー設定で週休3日制度をシンプルに管理 |
目次
- 導入背景（「キンコンの簡単な設定とシンプルな使い心地」が決め手）
- 利用方法1（会社独自の手当や休暇を柔軟に設定するためにラベル機能を活用）
- 利用方法2（週休3日制度をシンプルに管理するために会社カレンダー設定を活用）
- 社内浸透（従業員の積極的な利用で苦労なく導入成功！）
- 導入効果（キンコンの導入がウェルビーイング施策の促進に貢献）
- 今後の展開（ラベル機能とSlackの連携による手当管理の効率化を期待）
導入背景：「キンコンの簡単な設定とシンプルな使い心地」が決め手
事業内容について教えてください。
（人事/Chief Well-being Officer岡田氏）当社は、ミッションである「Feel Goodな明日をつくる」という理念に基づき、複数サービスを提供しています。主要なサービスとしては、製造業やITを中心とした大手企業に導入・活用されているプロジェクト管理ツール「Lychee Redmine」やウェルビーイングサービス「KIWI GO」、そしてweb議事録サービス「GIJI」があります。またRuby on Railsによるアジャイル開発を採用しています。
当社では、ウェルビーイング経営を推進し、「人を大切にする」精神を基盤に活動しています。私は、人事業務全般を担当しつつ、従業員の充実した働き方を追求するためにウェルビーイング委員会を組織し、活動を主導しています。また、「KIWI GO」という企業向けウェルビーイングサービスのプロダクトオーナーを経験し、現在は新規導入を検討されているお客様の導入支援を担当しています。
私は施策の推進を中心に行い、隔週1回の委員会を通じて活動をしています。最近では、「クリフトンストレングス」を活用したワークショップを企画・実施しました。
キンコン導入前の課題を教えてください。
キンコン導入前はExcelで勤怠管理を行い、勤務時間の集計もExcelの関数計算で行っていました。
Excelでの勤怠管理では、従業員が手入力していたため、従業員側の打刻の手間が発生し、正確な勤務時間の把握が難しい状況でした。
そのため、担当社労士から客観的な時刻の把握ができる管理方法へと変更した方がいいのでは？と提案を受け、手入力の勤怠管理ではなく、従業員が簡単に正確な勤務時間を記録できる勤怠システムの導入を検討することになりました。
色々なツールの中でキンコンに決めた理由を教えてください。
過去に利用したことのある勤怠ツールは扱いが難しく、初期設定も複雑だったため使いにくさを感じていました。
導入検討時、キンコンを利用してみて、設定がわかりやすく、使い心地が非常にシンプルだったため、他のツールを試すまでもなく導入を決定しました。
また、Excelへの手入力ではなく、Slackで簡単にリアルタイムで打刻と勤怠の記録ができることも選定理由の一つとなりました。
利用方法1：会社独自の手当や休暇を柔軟に設定するためにラベル機能を活用
キンコンの利用状況について教えてください。
当社では、ウェルビーイング経営を目指し、従業員の働きやすい環境を重視しています。具体的には、フルフレックスを採用し、従業員が自己で勤怠を管理しています。この制度により、従業員は平日の休みやリモートワーク、副業などを柔軟に選択することができます。勤怠管理においては、キンコンをはじめとするツールを活用し、打刻ルールは個々の裁量に委ねています。また、コロナ禍以降はさまざまな制度や手当を導入しています。
さらに、従業員のリフレッシュやプライベートの充実、スキルアップを目指して、2022年から週休3日制を隔週で導入しました。
キンコンを利用する際には、就業形態である「フレックスタイム」の設定を選択しており、月間の所定労働時間に対する過不足の確認を月単位で行っています。その後、別途Excelシートに自社で集計したい情報を転記し、キンコンのラベル機能を活用して各従業員の手当を管理しています。
従業員の出社やリモートワークでは、ほとんどの従業員がSlack打刻を利用しますが、一部の従業員はWebブラウザから打刻しています。勤怠締め後はコーポーレートの担当者が承認を行い、Excelシートに必要な情報を転記し、稼働時間区分が自動的に配分されるように運用しています。
会社独自の手当や休暇を柔軟に設定するためにラベル機能を活用する方法とその効果を教えてください。
各従業員に手当が付与される場合や、異なる働き方をしている場合に、それらをラベル付けしています。例えば、出張の際には「出張」のラベルを付けます。通常、当社では出張の移動時間は勤務時間には含みませんが、「みなし労働」というラベルを付けることで、その日の労働時間を適切にカウントしています。
キンコンのラベル機能を活用することで、手当や休暇の管理が簡単になります。具体的には、CSVデータとして出力した後に、ラベルのカウントを行い集計をすることができます。手当の種類が多く、その都度手当の種類が複数かつ異なる場合でも、キンコンのラベル機能を使用すれば、手間をかけずに管理することが可能です。
以前のExcelでの管理や計算では、手当や休暇の種類が多いため、入力や管理が煩雑でイメージしにくい場合がありましたが、手当や休暇の管理がスムーズに行えるようになりました。
利用方法2：週休3日制度をシンプルに管理するために会社カレンダー設定を活用
週休3日制度をシンプルに管理するために会社カレンダー設定を活用する方法とその効果を教えてください。
ウェルビーイング施策の一環として、2022年から週休3日制度を導入しました。制度の実現が実際に可能か判断するために、トライアルの期間を設け、その期間では、毎月2日分の有給特別休暇を設定し週休3日制度として運用していました。
その後、本格的に2024年からは週休3日制度を就業規則に盛り込み、キンコンの会社カレンダー機能を設定しました。会社カレンダーに週休を設定することで、各自の所定労働時間に自動的に反映され、週休3日制度の労働時間が適切かつ自動集計されるようになりました。
年度初めに会社カレンダーを設定する手間はありますが、一度設定すれば各自の所定労働時間の管理が簡単になりました。
社内浸透：従業員の積極的な利用で苦労なく導入成功！
キンコンの社内展開方法について教えてください。
導入当時は従業員数がそれほど多くなかったため、従業員全体に向けたMTGの場で、Slackでの打刻方法についてなどキンコンの利用方法の説明を行いました。
その後、社内で一気にキンコン導入を進めました。また、休憩に入る際の打刻を忘れがあったため、その修正方法についても事前に従業員に説明しました。修正管理は従業員自身が自己管理で行うようにしていますが、問題なく使用できています。
キンコンの扱いやすさと便利さから従業員からの反応は好評で、Excel管理時よりも従業員の打刻の手間が減ったため、積極的に利用してくれるようになりました。その結果、勤怠管理の効率が向上し、従業員の負担も軽減されました。
キンコンの社内浸透で工夫されたことがあれば教えてください。
キンコン導入後、リモート勤務が主流となってからは様々な稼働形態や手当が追加されました。その理解のためにコーポレートチームで各ラベルに関するのマニュアルを作り、メンバーがいつでも参照しながら操作できるようにしました。また、必要に応じて、直接従業員にマニュアルの内容を説明することも行っています。
導入効果：キンコンの導入がウェルビーイング施策の促進に貢献
キンコンの導入効果について教えてください。
キンコンの導入により、以下の効果を感じています。
一つ目は、「自社の柔軟な取り組みの実現」です。キンコンを導入することによって、リモートワーク時のSlack打刻や手当の管理、週休3日制の会社カレンダー設定などが容易になり、会社の施策を柔軟に反映させることが可能となりました。設定が複雑であれば、これまでのような取り組みが難しかったと感じています。
二つ目は、「従業員側のメリットが大きいこと」です。以前のExcelでの管理に比べて従業員側の手間が大幅に減少しました。Slack打刻だけで勤怠管理ができるため、業務に集中できるようになり、業務効率化が実現しました。
三つ目は、「イベント管理の改善」です。当社のウェルビーイング施策の一貫として行われるイベント活動の管理がスムーズになりました。これらのイベントは稼働時間に含まれるため、キンコンのラベル運用を活用して管理が簡単になり、新たなチャレンジや取り組みを実現する幅が広がったと感じています。
今後の展開：ラベル機能とSlackの連携による手当管理の効率化を期待
今後の展開について教えてください。
Slack上でラベルの内容を入力すると、それが自動的にキンコンに連携される仕組みがあれば理想的であるため、設定の検討をしています。
例えば、出張手当などのラベルをキンコンで管理する場合、後日日付を遡って入力する必要があったり、ランチ手当などのリアルタイムな手当は、都度入力しないと忘れてしまうことがあります。
ラベル機能とSlackを連携して、従業員の負担を軽減すると同時に、手当管理の業務効率化を期待しています。
株式会社ソウルウェアでマーケティングチームに所属する小林です。
お客様のニーズを理解し、製品サポートできるよう日々取り組んでいます。