突発的な現場対応や休日出勤が日常的に発生する設備メンテナンス業において、正確かつ柔軟な勤怠管理の仕組みを構築することは非常に困難です。株式会社オカヤ様は、勤怠管理ツール「キンコン」とkintoneを組み合わせた独自の運用スタイルを確立。テスト運用を重ねながら現場に寄り添う形で勤怠管理を改善し、事務作業の大幅削減と社員の働きやすさを実現しました。
| ポイント |
| 現場の勤務実態に合わせた勤怠管理を実現 |
| リアルタイムでの勤怠把握と打刻率の向上 |
| 勤怠集計・確認作業工数を1日分削減することに成功 |
目次
- 課題（現場対応に合わせた勤怠管理は難しく、対応可能なツール選定は難航）
- 導入のきっかけ（無料サポート提案をきっかけに、現場に最適な勤怠運用の模索を開始）
- 導入効果（1日分の事務作業削減、現場に合った勤怠管理の仕組みを構築）
- 利用方法（現場と共に作り上げた独自の運用スタイル）
- 導入を検討している企業へのメッセージ（柔軟な設定で、現場に最適な勤怠管理と働きやすさを実現）
課題：現場対応に合わせた勤怠管理は難しく、対応可能なツール選定は難航
キンコン導入前の課題を教えてください。
株式会社オカヤ様では、業務用空調設備や給排水設備の保守管理を行う中で、緊急対応や休日出勤を含む突発的な現場対応が日常的に発生していました。前日の夜に出勤担当が決まることも多く、現場の状況に合わせた柔軟な働き方が求められていました。
同社は、お客様のために急な対応や休日出勤に応じる社員の努力を正当に評価し、働きをきちんと反映することを大切にしており、法定休日以外の緊急対応にも割増賃金を支給する制度を導入していました。そのため、正確な打刻や日報の記録が不可欠でした。
しかし、現場の慌ただしさや流動性により記入漏れや記録時間のばらつきが発生しやすく、タイムリーかつ正確な勤怠反映が難しい状況が続いていました。こうした背景から、現場の柔軟な働き方に対応しつつ、正確な勤怠管理を実現できるツールの選定が大きな課題となっていました。
導入のきっかけ：無料サポート提案をきっかけに、現場に最適な勤怠運用の模索を開始
キンコン導入のきっかけを教えてください。
もともと株式会社オカヤ様では、kintoneを活用した業務管理を行っており、その延長で勤怠管理ツール「キンコン」も導入していました。
しかし当初は、複雑で流動的な勤務体系に設定を合わせるのが難しく、カード打刻の反応が遅れるケースもありました。また遅刻・早退管理の運用がうまくいかず、社員ごとのキンコンの利用状況にバラつきがあるという課題がありました。
そんな中、キンコンの無料設定サポートがあることを知ったことが転機となりました。従来のやり方に合わせるのではなく、現場の働き方にフィットする運用方法を模索する取り組みが始まりました。
（株式会社オカヤ 大谷氏）
「もともとkintoneと連携してキンコンを使っていましたが、設定や運用を一人で進めていくには不安がありました。そんなとき、オンラインで丁寧にサポートいただき、一歩を踏み出すことができました」
導入効果：1日分の事務作業削減、現場に合った勤怠管理の仕組みを構築
キンコンの効果について教えてください。
打刻率の向上とリアルタイム確認の実現
キンコンのスマホ打刻を活用することで打刻率が大きく向上しました。 「打刻された時間という事実を残すことの重要性」が社内全体で共有され、スマホ打刻が現場に定着。
結果として、リアルタイムで勤怠状況を確認できる環境が整いました。
勤務時間外の予定管理にも対応できるように
また、打刻が不要な研修などもキンコン上で予定登録できるようになり、勤務時間だけでは把握できなかった予定の管理が可能になりました。また、有給管理や休日出勤の管理も一元化され、管理者側がキンコン上で状況を把握できるようになりました。
そのため、社員に都度確認を取る必要がなくなり、社員自身も休日出勤の申請や連携を主体的に行うようになるなど、勤怠管理に対する意識の向上が見られました。
結果として、勤怠管理全体の効率化が大幅に向上しました。
勤怠確認や集計作業の時間が、導入前と比べて実質1日分削減された感覚に
給与計算や集計作業もスムーズになり、以前は確認が保留になりがちだったケースも、キンコンの打刻記録とシフト設定を見るだけで状況を把握できるように改善され、現場に合った勤怠管理の仕組みを構築できました。
（株式会社オカヤ 大谷氏）
「感覚的には、勤怠確認や集計に関わる事務作業が1日分減ったように感じます。勤怠確認の手間や時間が本当に少なくなりました」
利用方法：現場と共に作り上げた独自の運用スタイル
キンコンの利用方法について教えてください。
現場では流動性があり、特殊な勤務状況から、勤怠記録の厳密な管理が難しい状況にありました。そこでまずは「キンコンで打刻だけしてもらう」ことを優先し、その後に大谷様がkintoneでキンコンの打刻記録とkintoneの日報記録をもとに勤怠記録を集計し確認・修正する運用スタイルを採用しました。
この運用方針で、テスト運用を重ねることで、オカヤ様ならではの現場対応に即した「キンコンでタイムカード、kintoneで日報から集計管理」というスタイルが確立されました。
導入を検討している企業へのメッセージ：柔軟な設定で、現場に最適な勤怠管理と働きやすさを実現
キンコンを導入検討している企業へのメッセージを教えてください。
kintoneと連携できる安心感が大きく、リアルタイムで勤怠を把握しながら日報や有給管理ともスムーズに連携できるようになりました。勤怠管理だけでなく、現場全体の情報共有にも役立っています。
さらに、自社の働き方に合わせてシンプルかつ柔軟に設定でき、コスト負担が少ない点も魅力です。導入後もサポートが充実しており、現場の声を反映した改善提案をしてくれる点も安心できました。
結果として、現場に合った勤怠管理を実現し、事務作業の削減だけでなく社員の働きやすさの向上にもつながりました。
株式会社ソウルウェアでマーケティングチームに所属する小林です。
お客様のニーズを理解し、製品サポートできるよう日々取り組んでいます。