経路入力にさようなら。交通費精算業務を大幅に効率化できる!kinconeの自動マッチング機能

kinconeの一押し機能!交通費の「自動マッチング機能」をご紹介します。

会社の交通費精算に何時間かかりますか?

月末月初の大仕事、交通費精算。皆さんの会社では、どのような方法で申請管理がされていますか?多くの企業では、紙やExcel、専用システムのいずれかで管理されていることが多いかと思います。どの申請方法でも、申請件数が多いとそれなりに時間がかかります。
外出が多い方は、1〜2時間くらい作業している方もいらっしゃるのではないでしょうか。

交通費精算業務は手間がかかる。

皆さんも肌で感じでいると思いますが、交通費精算業務は手間がかかります。なぜ、手間がかかるのでしょうか。実際にどのような作業が多いのか、改めて交通費精算業務の手順を分解してみました。

【交通費精算業務の手順(1ヶ月ごとの申請の場合)】
①記入:申請書に訪問先、利用経路、費用を1ヶ月分記入する
②承認:記入した申請書を関係者に承認(確認)してもらう
③提出:経理に提出する
④精算:経理部門が、立替精算処理を行う

どの企業でも上記のような手順かと思います。ではどこに手間がかかっているのでしょうか。

例えば、「①記入」では、申請者に手間がかかります。申請者は主に3つの情報(訪問先、利用経路、費用)を記入します。特に利用経路と費用はいちいち覚えていないので、Web検索をして、利用経路と費用を確認して、記入する必要があります。数件であれば、作業負荷は低いですが、営業など外出が多い方は、作業が多くなります。
システムで管理していたとしても経路検索は必要であったりと、作業には手間がかかります。

次に「②承認」は、承認者に手間がかかります。承認者は、複数の申請者の情報をチェックしなければなりません。手入力が多いほど、申請者が記入内容を間違える可能性があります。承認者のチェックの手間は増えてしまいます。

そして、「④精算」は、経理部門に手間がかかります。特に紙とExcelでの運用の場合です。紙やExcelだと、申請された申請データを給与システムに入力するために、データを集約する作業が発生します。その作業に手間がかかってしまいます。

いずれの仕組みも何かしら手間がかかってしまう

そんな時にオススメなのがkincone!

そんな時にオススメしたいのが、kincone(キンコン)です。

kinconeは交通系IC(Felica)カードを利用した勤怠・交通費精算管理クラウドサービスです。kinconeを使えば、交通費精算業務の手間を大幅に削減することができます。しかも月額¥200/1ユーザーで利用できるため、コストパフォーマンスにも優れています。

なぜおすすめなのか?
注目は交通費&訪問先の自動マッチング機能!

kinconeがなぜオススメなのか。それは交通費の自動マッチング機能があるからです。
この機能は、本当にオススメです!
kinconeは日々の出退勤の打刻時に、通勤で利用した交通系ICカードをタッチするだけ。

ICカードから読み取った交通費と利用経路の情報をkinconeが自動的にマッチング。さらに、普段ご利用のグループウェアの予定情報(カレンダー)から訪問先も自動マッチングしてくれるのです!
月末月初の申請時に、予め自動で交通費・経路・訪問先が入力された画面をチェックし、正しければ「申請ボタン」を押すだけ!
1クリックで作業が済んでしまうので、交通費申請の入力業務をほぼ無くすことができます。しかもこのマッチング機能は学習機能が搭載されており、使えば使うほど精度が向上します。

なお対応しているグループウェアは、Office365のOutlook、Googleカレンダー(GSuiteを含む)、サイボウズのGaroon(クラウド版)のカレンダーと連携できます。

具体的にどのような仕組みかどうかは、下記の動画をご覧ください。

kinconeで交通費精算を行えば、入力作業がほぼ不要になります。
この自動マッチング機能はソウルウェアで特許を取得していますので、紙やExcelで管理している企業はもちろんの事、すでにシステムを導入している企業でも、更に効率化できるかもしれません。

日々の交通費精算業務から解放されたければ、kinconeの自動マッチング機能がオススメです。興味がございましたら、無料で2ヶ月間のお試しもできますので、ぜひ検討してみてください!