RepotoneU Proとgusuku Customineを使って帳票に承認者や担当者の印影を挿入してみよう!

見積書を作成した際に承認印や担当印を押した状態で取引先に送りたい、と思ったことはありませんか?ノーコードでkintone のカスタマイズができるgusukuCustomineに、帳票出力ができるRepotoneUとの連携機能が新しく追加されました。この2つの製品を使えば、承認印を押した帳票を作成することが可能です!今回は帳票に印影を挿入する便利な方法をご紹介します。

gusuku Customineについて

gusukuCustomine(グスクカスタマイン)は株式会社アールスリーインスティテュートのkintone拡張製品です。kintoneアプリをカスタマイズする時は、JavaScript によるプログラミングが必要になります。gusuku Customineを使えば、やりたくても出来なかった細かいカスタマイズを、ノーコードで実現することができます!

RepotoneUシリーズについて

RepotoneU(レポトンU)シリーズは、kintoneで管理している見積書、請求書、各種報告書など、あらゆるデータをPDFやExcel形式帳票に出力できるkintoneの定番プラグインです。

クラウド連携型の「RepotoneU Pro」は一括出力や一覧出力に対応していて、パワフルに業務を改善します。プラグイン完結型の「RepotoneU PDF」「RepotoneU Excel」は簡単かつ安価に思い通りの帳票を作成できます。

gusuku CustomineとRepotoneU Proで承認印と担当印を表示する方法

1.kintoneアプリと帳票を準備します。

見積出力用のアプリを準備します。アプリテンプレートと帳票の設定は以下のページからダウンロードできます。アプリテンプレート、帳票の設定、元のエクセルファイルの3つをダウンロードしてください。

アプリテンプレートを読み込んでアプリを追加します。アプリテンプレートからアプリを追加する方法は以下のページを参考にしてください。

RepooenU Proがkintoneに追加されていない場合は、事前にkintoneシステム管理からプラグインを追加してください。先ほど追加した見積アプリにRepotoneU Proを追加します。プラグインの追加方法は以下のマニュアルを参考にしてください。

見積アプリに追加したRepotoneU Proの初期設定(認証)を行います。認証方法は3つあります。3つのうちのいずれかで認証して下さい。(※API認証をご利用の際は関連レコードが利用できません。今回は関連レコードは利用しないのでどの認証方法でも結構です。)

先ほどダウンロードしていた設定ファイルを読み込みます。プラグイン設定画面の右上にある歯車マークの「設定ファイルを読み込む」からファイルを読み込みます。

2.印影保存用アプリの準備

印影保存用のアプリを準備します。フィールドは氏名(文字列1行)と印鑑(添付フィールド)を設定します。

3.見積アプリの修正

1でダウンロードした見積アプリを修正します。見積アプリに印影画像を添付するフィールドを作成しましょう。アプリの設定画面のフォームタブから添付フィールドを追加してください。承認印用の添付フィールド、担当印用の添付フィールドの2つを用意します。承認印フィールドには、見積が承認されたタイミングで印影画像が添付されます。担当印フィールドは、帳票出力のタイミングで印影画像が添付されます。

次にテンプレートを差し替えます。1でダウンロードしていたテンプレートのExcelファイルを編集して、印影を出力する箇所を作りましょう。

テンプレートを差し替えます。帳票設定画面を開いて、先ほど印影出力箇所を追加したExcelファイルを選択してアップロードします。設定済みの項目は残しておきたいので、「そのまま残す」を選びましょう。

印影の出力設定をします。セルを選択して印影が添付される添付フィールドを設定します。設定できたら保存します。

4.プロセス管理の設定

見積アプリにプロセス管理を設定します。アプリ設定画面のプロセス管理から、画像のように設定してください。今回はレコードのステータスは「未処理」「申請中」「承認」「差し戻し」の4つにします。

各プロセスの設定は以下の画像のように設定してください。保存ボタンを押してプロセスを保存しましょう。

プロセス管理についての詳細なマニュアルは以下を参考にしてください。

5.RepotoneU Proで承認完了したものだけが帳票出力できるように設定する

RepotoneU Proでは、帳票出力ボタンの表示・非表示をユーザーで設定することができます。承認されたときだけ帳票の出力ができるように、ボタンの表示を制御する設定をしましょう。RepotoneU Proの設定画面から帳票設定を開きレイアウトの下部にある「詳細設定」バーを開いて下さい。

プロセス管理のステータスが「承認」のときだけボタンが表示されるように、以下のように設定します。設定できたら保存します。(ボタン表示の制御にはプロセス管理のステータスだけでなく、フィールドの値を判断して表示・非表示を切り替える設定も可能です。)

7.gusuku Customineの設定〜承認印編〜

レコードのステータスが承認になったタイミングで、印影保存アプリから印影を見積アプリに印影画像を添付する設定を行います。「空白のカスタマイズ」から新規のカスタマイズを作成します。(※Customineのkintone 接続設定など、初期設定は完了した状態です。)

カスタマイズを行うのは、見積アプリになります。見積アプリを選択して下さい。アプリがこの一覧に出てこない場合は、追加ボタンからkintone のアプリを追加できるので追加しましょう。

はじめに、プロセス管理のステータスを変更する承認ボタンを作成します。今回のカスタマイズではkintone のプロセス管理の承認を利用するとうまくいきません。Customineで承認ボタンを別途作成します。このボタンは承認するボタンなので、ステータスが「申請中」のときだけボタンを作成するように設定します。

先ほど作ったボタンにステータスを変更するアクションを追加します。ボタンが押されたら、ステータスが「申請中」から「承認」に変更されます。

印影保存アプリから氏名をキーにしてレコードを取得するアクションを設定します。キーの値は「作業者の表示名(作業者.name)」に設定します。この設定で、承認した作業者の氏名で印影保存アプリからレコードを取得できます。アクションの条件には「他のアクションの実行が完了した時」を設定します。前のアクション2が完了したタイミングを条件に設定します。

先ほど取得した印影保存アプリのレコードから、添付ファイル(印影の画像)をコピーします。添付ファイルをコピーして kintone へアップロードし、他のフィールドへセットする準備を行うアクションになります。

コピーした添付ファイルでレコードを更新します。更新のキーは「レコード番号」に設定して下さい。

マッピングの箇所は「挿入」を開くと「他のアクション」を選択できますので、アクション4(添付ファイルをコピーするアクション)を選択します。

最後に画面をリロードするアクションを追加して承認印のカスタマイズは完了です。続いて担当印のカスタマイズを行います。

8.gusuku Customineの設定〜担当印編〜

担当印のカスタマイズをします。担当印は見積の出力ボタンを押したタイミングで、印影保存アプリから印影を取得して出力します。画面右上のプラスボタンを押してページを追加します。

印影保存アプリから氏名をキーにしてレコードを取得するアクションを設定します。キーの値は「担当者名」に設定します。この設定で、担当者の氏名で印影保存アプリからレコードを取得できます。アクションの条件には「RepotoneU Proで帳票を作成する直前」を設定します。

印影保存用アプリからレコードを取得した後は、上記承認印編のアクション4、5と同様の設定になります。取得したレコードの添付フィールド(印影の画像)をコピーして、レコードを更新するアクションを下の画像のように設定します。

以上でカスタマイズは完了です。「kintone アプリへ登録」を押してカスタマイズをアプリに登録しましょう。アプリへのリンクボタンでアプリへ移動できます。

9.動かしてみよう

実際に動かして印影画像を取得できるか確認してみましょう。印影保存アプリに印影を登録します。担当者分と承認者分を登録します。

見積アプリにもレコードを用意します。印影保存アプリからレコードを取得する際のキーになるフィールドを見積アプリにも同様に設定しましょう。

レコードの準備ができたら、レコードを申請します。

申請してレコードのステータスが「申請中」になるとCustomineで作成したボタンが表示されます。承認はこのボタンを使います。(承認の作業は「田中一郎」で行なっています。)

ボタンを押すと、ステータスが更新されて「承認」になり、承認作業者(田中一郎)の印影が取得できています。

詳細画面の上部をみてみましょう。ステータスが「承認」に変更され、帳票出力ボタンが表示されています。ボタンを押して帳票を出力します。

担当者の印影が取得できました。帳票も出力されています。帳票を開いて確認しましょう。

承認印と担当印が押された帳票が作成されています!

カスタマイズに便利なgusuku Customineと帳票出力ができるRepotoneU Proを組み合わせた便利な使い方を紹介しました。是非お試しください!