「紙がなくなりました」——30店舗・150名の勤怠を、キンコンで“紙使用ほぼゼロ”へ（株式会社YellPharmacy）

株式会社YellPharmacyは、高知県を中心に約30店舗を展開する保険薬局グループです。勤怠対象は約150名で本部では3名体制で勤怠の集計・チェックを担っています。
各店舗で開局時間が異なり、月〜金のみの店舗や月〜土開局の店舗も存在します。また、三交代制を採用する店舗などもあり、勤務形態は多様です。さらに、パートや時短勤務も多く、柔軟な働き方が広がっています。約30店舗・150名という規模に加え、店舗ごとに異なる営業時間と多様なシフト体制が特徴の組織です。

ポイント

紙・FAX中心の勤怠管理から脱却し、“紙ほぼゼロ”を実現

集計時間を体感で約半分に短縮

現場が“続けられる”仕組みで定着に成功

目次

• 紙・FAX前提の運用が、店舗数×多様勤務でスケールしづらかった
• 本部はラクに、現場はシンプルに——両立できた“自動集計×スマホ打刻”
• FAXと押印から卒業——申請・承認・集計がスマホでつながる運用へ
• いきなり全店導入しない——段階展開と店舗チェックで自然に定着
• 「紙がなくなりました」——紙ほぼゼロと集計時間半減を実現

紙・FAX前提の運用が、店舗数×多様勤務でスケールしづらかった

キンコン導入前の課題を教えてください。

導入前は「タイムカードで基本的に管理をしてました」とのことでした。有給休暇が発生した場合は紙の申請書を提出し、承認を得る流れでした。締めのタイミングでは、各スタッフが手書きで集計し、店長が一次チェックをしていました。その後、本部へFAX（店舗によっては郵送）で提出していました。
「タイムカードで基本的に管理をしてました」
「有給休暇が発生した場合に関しては、紙で申請書を書いて許可をもらってやってました」
「全部手書きです。」
紙とFAXを前提とした運用は、店舗数と多様な勤務形態が掛け合わさる環境の中で、どうしても確認や再確認の手間が発生する構造になっていました。

紙運用で、大きな確認コストを生んでいました

また、FAXでは「かすれて読めない」「鉛筆書きが消えてしまう」といったことがありました。そのため、誤りを防ぐために個別確認を行っていました。
「ファックスでかすれて読めなかったりとか。鉛筆書きが多いみたいで結構消えてしまったりとか。」
「そうなったら各店舗の従業員一人一人に連絡をして。『なんて書いてますか？』みたいに確認していました。」
これは個人の問題ではなく、紙とFAXという運用前提から生じる構造的な負荷が発生している状態でした。

FAX受信のキャパシティにも限界がありました

毎月の集計対象は約150名分でした。1人あたり勤怠表1枚に加え、有給申請など複数枚になることもあり、月次では「本当に何百枚とか。」という量になっていました。
「ファックスですけど、あのパンクするんですよ。」
そのため、店舗ごとにFAXの送信時間を割り振るなどの工夫をしていました。

本部では、照合と手計算のダブルチェックを行っていました

本部では、タイムカードの打刻時間と提出内容を照合し、残業時間の合計に相違がないかを電卓で手計算しながらダブルチェックを行っていました。処理には3～4日、長い場合は1週間弱かかることもあり、「ずっと電卓を叩いている」状態だったといいます。
その結果、「残業を計算している側の残業が増える」という状況も生まれていました。
締めは15日締め・25日振込で、税理士事務所へのデータ連携も行っていました。連休が絡む月は締めが早まることもあり、業務量と締め期限の構造的な要因により、担当者の繁忙が集中しやすい体制でした。
このように、紙・FAX・手計算を前提とした運用は、店舗数や勤務形態が増えるほど負荷が増大し、スケールしづらい構造的な課題を抱えていました。

紙・FAX中心の運用は、以下のように変化しました。

本部はラクに、現場はシンプルに——両立できた“自動集計×スマホ打刻”

キンコン導入の決め手を教えてください。

「紙は無駄よね」という問題意識が、検討の出発点でした。
過去に他社システムのトライアルも行いましたが、定着には至らなかったそうです。課題は機能面だけでなく、現場が“続けられるかどうか”でした。
キンコン導入の決め手は2つです。

• 残業申請の自動集計機能（本部の負荷軽減）
• 個人スマホでの打刻（現場の使いやすさ）

「個人の携帯で打刻できるようになることで、打刻のしやすさが導入のしやすさに繋がりました。」
本部と現場の双方にとって無理のない仕組みであることが、最終的な決め手となりました。

FAXと押印から卒業——申請・承認・集計がスマホでつながる運用へ

キンコンの利用方法について教えてください

導入後は、申請・承認・確認の流れがスマホ上で完結するようになりました。
以前は、FAXで届いた申請書に押印し、返送する必要がありましたが、現在はスマホ上でデータ処理が完了します。
打刻漏れは一定発生する前提としながらも、店長が店舗内でチェックする運用を徹底しました。本部へ影響が及ばない体制を整えています。
紙を回す運用から、データでつながる運用へと大きく変化しました。
実際の運用は、以下の流れで行われています。

いきなり全店導入しない——段階展開と店舗チェックで自然に定着

キンコン導入時の工夫ついて教えてください。

「紙がなくなりました」——紙ほぼゼロと集計時間半減を実現

キンコンを導入した成果を教えてください。

導入前は、集計に3〜4日、長い場合には1週間近くを要していました。しかし導入後は約2日半程度まで短縮され、「集計時間は半分ぐらいには減ったのではないか」と感じられるほど、業務効率が大きく向上しています。これまで手計算を中心に行っていた運用から脱却できたことで、本部の業務負荷は大きく軽減されました。
特に締め期間中においては、担当者の働き方が過度に長時間化しにくい体制へと改善されました。
無理のない運用を大切にしながら、着実に業務改善が進んでいます。
さらに現在は、ダッシュボードを活用し、残業時間の偏りを可視化しています。
「残業時間になってるスタッフが大体把握ができるので。」
単なる業務効率化にとどまらず、マネジメントへの活用にも広がっています。