キンコンでシステムエンジニアの勤怠管理を脱エクセル化に成功（株式会社テクノ情報システム/テクノ情報シンク）

テクノ情報システムは、システムエンジニアリングサービスを中心に、お客様の課題をIT技術で解決する幅広いサービスを提供しています。またテクノ情報システムの子会社であるテクノ情報シンクは、システムの構築・運用・保守を行っています。今回はテクノ情報システムの管理本部長である大谷様と、テクノ情報シンク代表取締役社長の齋藤様にお話をお伺いしました。客先常駐が発生する、システム開発会社特有の課題への取り組みや、社内展開を社内FAQの作成で工夫された様子をお伺いできました。Excelからの乗り換えを検討し、クラウド化を目指す中小企業の労務担当の方に読んでいただきたい事例です。

ポイント

従業員200名の勤怠集計を2週間から3日間へと大幅に短縮

客先常駐を行うシステムエンジニアの勤怠管理をキンコンで実現

キンコンの勘定科目の設定を経費の用途の仕訳に活用

目次

• 導入背景（「1アカウントあたりの低価格な料金設定」が決め手）
• 利用方法1（客先常駐するシステムエンジニアの勤怠管理に活用）
• 利用方法2（勘定科目の設定を経費の用途の仕訳に活用）
• 利用方法3（ダッシュボード機能を従業員とのコミュニケーションのきっかけに活用）
• 社内浸透（社内FAQをすぐに確認ができる場所に設置し、躓くポイントを解消）
• 導入効果（従業員200名の集計期間を2週間から3日間へと短縮）
• 今後の展開（勤怠締めから残業代支給の期間短縮を目指す）

導入背景：「1アカウントあたりの低価格な料金設定」が決め手

事業内容について教えてください。

またテクノ情報シンクの事業は、お客様の希望に沿って受託もしくは常駐の開発形態で、ウォーターフォール型・アジャイル型に対応したシステム開発を行っています。

私には管理本部長という役割がありますが、社内では全従業員の勤怠内容の確認と承認作業を行っています。確認作業は私を含め3名体制で実施しています。キンコンの導入時も中心的に取り組みました。働き方の特徴としては、本社勤務とお客様先でシステムの開発や運用を実施したり、PMの業務支援を行う客先常駐をするシステムエンジニアがいる会社です。

キンコン導入前の課題を教えてください。

（大谷氏）キンコン導入前は、マクロを組み込んであるExcelに勤怠データを入力、申請をしてもらっていました。日々入力する従業員もいれば、まとめて入力する従業員もいました。そして、マクロを組んでいる集計用のExcelにデータを移行し、計算していました。

困っていたことは、勤怠の申請忘れがよくあり、回収に苦労していました。一つ一つ目視で100名以上のデータを確認し、不備があると電話やメール連絡をして修正作業をしていました。

また、Excelの関数が間違って入力されることがあり、勤務データが本当に正確なのかがわからず、集計作業に手間と時間がかかっていました。

色々なツールの中でキンコンに決めた理由を教えてください。

(大谷氏）子会社が先行的にキンコンを導入し、好評だったのがきっかけでした。

キンコンは操作方法が非常に簡単で扱いやすく、1アカウントあたりの低価格な料金設定が導入の決め手になりました。

キンコンの利用状況について教えてください。

(大谷氏）キンコンの勤怠管理・交通費精算ともに、自社とグループで利用し、勤務の場所や時間が様々な従業員の労務管理をしています。

打刻方法は、職種によって3パターンに分かれます。管理業務を行う本社勤務の従業員は、事務所でICカード打刻を行い、テレワークから客先常駐まで勤務場所が様々なシステムエンジニアはアプリやブラウザから打刻しています。

勤務時間は、所属や働き方によって異なります。客先に常駐しているシステムエンジニアについては、常駐先に合わせて就労時間を設定しています。勤務開始時間は7時30分開始もしくは、8時開始のパターンが多いです。本社勤務は10時〜19時の固定の勤務時間です。

打刻漏れ防止のため、各チームのリーダーがキンコンで勤務状況の確認を行っています。打刻漏れがあった場合、チャットで打刻を行うように声かけをしてもらうようにしています。

勤怠データはワークフローで最終的に全て私へ集まるように設定がしてあります。

利用方法1：客先常駐するシステムエンジニアの勤怠管理に活用

客先常駐するシステムエンジニアの勤怠管理の活用方法とその効果を教えてください。

(大谷氏）システムエンジニアの勤務場所は半数がテレワークですが、週2,3回は、お客様先での打ち合わせで常駐する場合もあります。原則的に常駐先の勤務表に合わせて勤務を入力します。

キンコンを導入し、勤務時間や場所が様々であってもクラウド上で管理することができるようになりました。常駐先が変更となっても、クラウド上で就業形態の設定の変更ができるため、次の常駐先の勤務形態に合わせて設定がスムーズに変更できます。

また、常駐先の勤務から自社に戻って勤務をする場合など、常駐先の勤務表に入れられない自社の勤務もキンコンで管理することができるようになりました。

利用方法2：勘定科目の設定を経費の用途の仕訳に活用

経費の使用用途と紐付けてキンコンで仕訳ができる勘定科目の活用方法とその効果を教えてください。

(大谷氏）交通費精算だけでなく、経費精算として接待交際費や消耗品の購入費もキンコンで管理を行い、勤怠以外の用途にもキンコンを活用することができています。

キンコンで経費精算の項目をまとめ、勘定科目を設定しています。キンコン導入直後は入力する項目の名称を統一してなかったため、人によって名称の違う項目を入力することがありました。

そうすると、CSVで出力した際に集計の項目が合わないことがありました。

キンコンの機能で勘定科目の設定を行い、キンコン上で仕訳ができるようにしました。勘定科目と用途を紐づける設定にし、交通費のCSVファイルの出力時に勘定科目を表示させ、集計作業の効率化が実現できました。

何をどの項目で入力するか悩まないように、社内FAQに項目の説明も載せています。交通費と経費申請後、CSVでダウンロードし会計ソフトへと繋いでいます。

利用方法3：ダッシュボード機能を従業員とのコミュニケーションのきっかけに活用

ダッシュボード機能を従業員とのコミュニケーションのきっかけに活用する方法とその効果を教えてください。

（代表取締役社長　齋藤氏）テクノ情報シンクでは、会社立ち上げ段階の時期からキンコンを利用しています。

キンコン導入前は、私自身も客先に出て仕事をしていて、労務管理だけに専念できる状況ではありませんでした。キンコンを導入後は、簡単に従業員の勤怠管理ができ、労務管理ができる状態になりました。

また、キンコンのダッシュボード機能も活用し、半月毎のタイミングで従業員の勤務時間を確認しています。

残業時間が多い従業員の把握ができるため、残業時間が多い人にはフォローしたり、必要であれば面談を設定することで、従業員とのコミュニケーションを意識的に取ることになりコミュニケーションの機会が増えました。

キンコンのマイページでも、今月の労働時間の合計や残業時間が表示されるため、従業員の勤怠管理への自己管理意識も高まりました。

社内浸透：社内FAQをすぐに確認ができる場所に設置し、躓くポイントを解消

キンコンの社内展開方法について教えてください。

(大谷氏）勤務場所が様々なこと、部署ごとで忙しさも違うことから、一挙にキンコンを導入するのは困難でした。

そのため半年程度の試験期間の時間を取り、社内展開を進めることにしました。

導入スケジュールとしては、初めの3ヶ月でキンコンの機能を試用し、運用ルールを決め、管理者の設定を行いました。残りの3ヶ月で現場に浸透させていきました。

キンコンの社内浸透で工夫されたことがあれば教えてください。

(大谷氏）社内FAQを作成しました。社内ではChatworkを使用しているため、Chatwork上でいつでもいつでも閲覧できるようにしました。FAQには導入試験中に発生した、よく躓くポイントをまとめました。休日や遅刻早退などの申請の手順をまとめて、運用が統一できるように工夫しました。

また、Excel管理をしていた時は、勤怠の提出が期限内に全員完了することがありませんでした。キンコンを導入後は、差し戻しがあってもいいので、まず申請を行うように促しました。間違いがあった場合は差し戻しを行い、修正する作業を繰り返しやっていくと、次の機会では申請内容に間違いが起こらなくなり、キンコンの運用が浸透していきました。

導入効果：従業員200名の集計期間を2週間から3日間へと短縮

キンコンの導入効果について教えてください。

キンコンで設定した集計項目は、CSVデータ上で項目の並び替えをしたり、必要のない項目の削除が簡単にできます。

また、従業員情報をクラウド上で確認でき、社員の増減も漏れなくできます。ダッシュボード機能を利用し、残業が多い社員に早めに声掛けができるため、残業管理も楽になりました。

今後の展開：勤怠締めから残業代支給の期間短縮を目指す

今後の展開について教えてください。

(大谷氏）キンコンで作成した勤怠データは、給与や残業を支給するための給与計算に活用しています。

そのフローをより効率化させ、勤怠締めから従業員へ残業代が支給される期間の短縮を目指して取り組んでいきたいです。