スポーツ協会という組織は全国にありますが、行政との関わりも深くそれぞれ管轄の地域に密着した運営をしています。今回は三条市の市民の健康維持に取り組む三条市スポーツ協会の事務局長である岩瀬氏にお話を伺いました。キンコンをただの管理ツールではなく、従業員の適正な評価基準として、業務改善のためのツールとして利用しています。盤石な組織体制に向けた取り組み方や思いもお聞きすることができました。紙やExcelからの乗り換え、コミュニケーションツールであるSlackと連携した活用方法など、時代に合った労務管理の第一歩に読んでほしい事例です。
| ポイント |
| ビジネスチャットのSlackとキンコンを連携した勤怠管理 |
| 正しい評価と業務改善ができる盤石な組織体制が作れた |
| コニュニケーションが生まれるツールとしてもキンコンが活躍 |
目次
- 導入背景（「コニュニケーション促進のツールとして利用するSlackと連携して勤怠管理ができる手軽さ」が決め手）
- 利用方法1（キンコンとSlackを連携し勤怠管理に活用）
- 利用方法2（有給申請や有給管理に活用）
- 社内浸透（拠点での説明会を実施しリアルでのフォローを意識）
- 導入効果（正しい評価と業務改善ができる盤石な組織体制が作れた）
- 今後の展開（業界のロールモデルとして様々なDXにチャレンジしたい）
導入背景：「コニュニケーション促進のツールとして利用するSlackと連携して勤怠管理ができる手軽さ」が決め手
事業内容について教えてください。
（事務局長 岩瀬氏）
私たちの事業は主に大きく分けて4つあります。
一つ目は公共スポーツ施設の管理です。施設内の会議室貸し出しや、建物自体の保守管理や修繕などが対象となります。二つ目は、各スポーツ団体の取りまとめです。例えば市のサッカー協会、野球連盟、各競技のスポーツ団体がありますがそれらを束ねて、市担当部局と一緒にスポーツ振興に取り組んでいます。三つ目は三条市のスポーツクラブ「りんぐる」という総合型クラブの運営です。市民の方々が参加するスポーツ教室となっています。四つ目は地域の高齢者を対象にした介護予防事業で、「さんじょう健康運動教室」を三条市より受託し、運営しています。
いずれの事業においても「生活の中にスポーツを」というキャッチプレーズを胸に、三条市の市民の方々の心身の健康向上のため、地域に密着した活動をしています。
私自身は組織の中の立場でいうと、全体の統括などを行う管理職のような役割となりますが、幼児向けの教室の指導者としても現場に立っています。
キンコン導入前の課題を教えてください。
（事務局長 岩瀬氏）
事務局長になって約10年ほどになりますが、その当時の勤怠管理は紙で行っていました。新任当時は人も少なかったため、紙であっても管理は可能でした。市のスポーツ協会としての仕事も増え人も増えていく中で、研修や労務セミナーなどでの情報収集を経て、管理方法を見直す機会がありました。
勤務状況を数値として管理したいと思った時に従来の紙の管理だと不十分であったため、紙からExcelへの乗り換えを試みました。しかし、Excelの管理を始めると今まで気づかなかった管理業務の負荷が労務管理担当に集中することが目に見えて分りました。Excelでの勤怠管理では、職員やパートも含め約20人がそれぞれExcelに入れたデータを集めた後に、手作業で集計をします。そのため集計作業に数日ほどかかっていました。労務管理者も通常の案件も抱えている中での締め日付近は大変な業務量だったと思います。
スポーツ協会として手本となる組織体制を作っていきたい、新卒採用ができるような会社組織にしたいという気持ちもあったため、労務管理について優先的に改善をしていきました。
色々なツールの中でキンコンに決めた理由を教えてください。
（事務局長 岩瀬氏）
勤怠管理についての課題は先にお伝えしましたが、一方で、仕事と人が増えたことによりコミュニケーションについての課題もありました。我々は3つの事務所を拠点としています。日によって出勤する拠点が異なるため口頭でのタイムリーな相談が難しい状況があったり、コロナ禍でますますコミュニケーションの総量がへり、言った言わない問題もありました。そこでビジネスチャットツールのSlackを導入しました。
Slackの導入と同時に、Slackと連携する勤怠管理を検討し始めたことがきっかけでキンコンを見つけました。Slackとの連携が容易にできることと、手軽に使えるシンプルさもありキンコンの導入を決めました。
利用方法1：キンコンとSlackを連携し勤怠管理に活用
キンコンの利用状況について教えてください。
（事務局長 岩瀬氏）
勤務時間としては8時15分（出勤時間）から17時15分（退勤時間）というのが基本ですがさまざまなパターンがあります。13時から22時までの勤務、夕方から夜だけの勤務、休日にイベントをやるときはその時間だけというパターンもあります。キンコンではフレックスの設定で運用をしています。
また、全従業員分、3拠点で利用しています。午前中はA拠点、午後はB拠点のように拠点間を移動して勤務をする場合もたくさんあります。導入当時はアプリ打刻なども試しましたが、現在はSlack打刻のみに落ち着き、それぞれ当日の勤務先からSlackに投稿をして勤怠打刻をしています。
Slackと連携した勤怠管理の方法とその効果を教えてください。
Slackとキンコンを連携させた状態で、Slackのアプリをスマートフォンから立ち上げ「出勤」や「退勤」などとチャットへの投稿をすると打刻され、キンコンに出退勤データが自動で登録されます。事務所内ではPCを使うこともありますが、PC用のSlackアプリやブラウザからでもチャット打刻ができるため、特に意識せず日々の打刻ができています。抜け漏れなく打刻がされることでキンコンが自動で労働時間の集計をしてくれるため、集計作業は不要になりました。
通常と出勤場所が異なる場合や、拠点間を移動して勤務する場合でも、Slackで打刻する時に勤務場所を明記することによって、誰がどこにいるのかスムーズに情報共有ができるようになりました。
利用方法2：有給申請や残業管理に活用
有給申請や有給管理の方法とその効果を教えてください。
（事務局長 岩瀬氏）
キンコン導入前の有給管理は紙の管理帳簿に取得日や名前を記載し、ハンコをもらうアナログ管理でした。承認者である私自身が3拠点間を頻繁に行き来しているため、有給を取りたい従業員とタイミングが合わず、メールでの許可になる場合もありました。
キンコンにはワークフロー機能や申請機能があるため、有給管理にワークフローを活用しています。どこにいてもタイムリーに申請や承認ができるのでお互いにストレスがなくなりました。
特に困っていた残業の管理については、特にルールや管理もなく個人判断で残業をして帰るだけでした。キンコンに打刻データが入るようになってからは、残業の有無や残業の時間が把握できるようになりました。もちろん意味のない残業をする従業員はいませんが、真摯に業務に取り組んだ結果としての残業を正しく評価したり、業務の改善に繋げるためには管理も必要だと感じています。
社内浸透：拠点での説明会を実施しリアルでのフォローを意識
キンコンの社内展開方法や工夫について教えてください。
（事務局長 岩瀬氏）
利用したい用途が明確にありましたし、難しい製品ではなかったため、浸透に時間はかかりませんでした。Slackと連携して使うことを想定していたため、トライアル中から実運用をするつもりで取り組みました。3拠点それぞれで説明会を実施し、リアルでのフォローを意識していました。
導入効果：正しい評価と業務改善ができる盤石な組織体制が作れた
キンコンの導入効果について教えてください。
（事務局長 岩瀬氏）
キンコンを導入し、紙管理やExcel管理の時代と比べると、労務管理担当者の管理業務は目に見えて激減しています。また、労務管理がしっかりできている状態を作ることができました。
キンコンのダッシュボードなどで勤務時間を確認することで、正しい評価と業務改善にも繋がるきっかけとなっています。副次的な効果として、Slackと連携して活用することで、出退勤時のコミュニケーションも自然に増えました。
今では新卒採用も順調に実施でき、今年の4月にも新しいメンバーが入社してくれます。
今後の展開：業界のロールモデルとして様々なDXにチャレンジしたい
今後の展開について教えてください。
（事務局長 岩瀬氏）
残業の管理はできるようになりましたが、まだ残業の申請はキンコンではなくSlackへの投稿で実施しています。今後はキンコンでの申請機能を利用した残業管理も検討したいです。
また、組織としてやるべきことはしっかりやりつつ、やらなくて良いことは省いてより良いことに時間を使えるように、引き続き業務改善に取り組んでいきたいと考えています。
DXを含め新しい取り組みにも積極的に時間を使える組織運営を継続し、地域のロールモデルとして発信を続けたいと思います。
株式会社ソウルウェアでマーケティング部に所属している中村です。
ソウルウェアでのマーケティング業務のかたわら、副業にもチャレンジしています。またプライベートでは二児の母でもあります。
忙しく働く毎日ですが、より生産性を高くかつ余白も生み出すことができるような働き方を目指して日々精進しています！未来の働き方のヒントを発信していけたらと思います。
