kincone導入事例：kintone連携で勤怠データを人事評価に活用！（株式会社ダーウィンズ）

通信販売企業向けのコールセンター事業などを運営する株式会社ダーウィンズ（本社：東京都千代田区）は、kinconeを2021年からご利用いただいています。
導入前はさまざまなツールを導入し、煩雑な管理になっていたものを集約。kinconeに変えてから管理にかかる手間は10％ほど削減できました。
さらに社内DXの軸に「kintone（キントーン：提供 サイボウズ株式会社）」を活用しており、kinconeから勤怠データを連携することで給与計算だけでなく人事評価などに活用している取り組みをご紹介します。

複数のツールで煩雑な管理→kincone1つで解決

ー まず株式会社ダーウィンズの事業内容について簡単に教えていただけますか。

辻尾：当社はダイレクトマーケティング業界の事業者様とお客様（エンドユーザー）双方のコミュニケーションを支援している会社です。
わかりやすいところではコールセンターの受託業務が該当しますが、それだけでなくチャットボットや、LINE運用もご支援しています。
当社の提供するさまざまなサービスを通じてダイレクトマーケティング業界全体への貢献を目指しています。

ー kinconeはどなたが利用しているのでしょうか？

辻尾：今のところコールセンターなどで従事する全員ではなく弊社の社員を中心に75名ほどですね。

ー なるほど、ありがとうございます。
では早速kincone導入の経緯についてお話を伺いたいのですが、kintone（キントーン）と連携してご利用いただいていますよね。
導入前の勤怠管理はどのようにしていたのでしょうか。

辻尾：打刻がオープンソースのソフトウェア、交通費が専用のクラウドサービス、有給管理をExcelで作成したフォーム、残業管理はチャット…というようにバラバラでした。

ー それは…使いこなすのも大変そうですね（笑）

辻尾：アカウント管理の煩雑さから、一つに集約していこうと考えました。
これまで15年間にわたりコールセンター運用をしてきて、さまざまな目的、タイミングで業務改善のためにツール導入をしてきました。
ただ、ツールそれぞれにデータが発生し管理が煩雑になっていました。
それを改善し、データ活用の基盤に生まれ変えるべくkintoneを軸にいろんなツールと連携させて、社内DXを進めていくことになったんです。

ー では、勤怠ツールを探していたというよりは、kintoneで活用できるような勤怠サービスを検討されていたんですね。

辻尾：単体の勤怠サービスを探すうちにkintoneで集約できた方がいいな、となりました。
いくつかのサービスで比較検討して、1つの契約で勤怠も交通費も両方できて一番安価だったkinconeに決めました。

kintone連携で勤怠データを「業務改善」に活用する

ー では、実際にkincone（キンコン）とkintone（キントーン）連携をどうやって利用しているのか教えていただけますか。日々の打刻はどうやっているんでしょう？

辻尾：kinconeのブラウザ打刻か、kintone上に打刻ボタンをAPI連携で表示させているのでそこから打刻をする2通りの方法で運用しています。

ー kintone上の打刻ボタン表示はなぜ設定したんですか？

辻尾：画面遷移の時間を少しでも削減するためです。
出勤してkintoneを立ち上げたら、打刻してそのまま自分の業務にすぐ取り掛かれる状態を作りました。
kincone（キンコン）からkintone（キントーン）へ画面を切り替える些細なストレスをなくして生産性を上げようと思っています。

ー そうなんですね。kinconeに勤怠ツールを集約してからどんな変化を感じていますか？

辻尾：出退勤や休暇の管理、交通費などの労務関連の情報を集約できて、管理がシンプルになったと感じています。
さらに他ツールとの連動性もいいので勤怠管理（kincone）で取得できたデータをkintone上に連携した上で、さらに他の業務のデータと組み合わせて、業務の改善やデータ活用ができると思っています。それこそ人事評価とか。

ー 具体的にはどのように勤怠データを人事評価に活かすのですか？

辻尾：例えばシフト管理などで、業務を捌く時間などのデータを元にして、その業務について誰がどういったものを得意としてるのかというデータが読み取れるようになると、もっと最適な人員配置ができるなと思っています。

ー なるほど。勤怠のデータを単に実績として給与計算に使うだけでなく、人事の評価にしっかり反映していくというのは本質的な気がしますね。
他にkintoneで管理している業務はどんなことがありますか？

辻尾：今は勤怠と人事関係がメインですが、これから管理する業務を増やそうとしているところです。
例えば、事業者様の商品情報や、広告関連の運用、コールセンターでの電話応答率や各種展開しているサービスのデータなんかも統一していきたいですね。

kincone導入で従来の管理から10％の手間削減。目標は40%

ー 複数のツールを利用していた時と比べて、勤怠と交通費の管理にかかる手間は削減されていると感じますか？

辻尾：毎月の勤怠の取りまとめ作業で、これまでExcelなどの各データから引っ張って加工して…という作業がなくなったので、かかる時間は10％くらい削減できています。
最終目標は40％くらい（の削減）を目指したいんです。人事評価のデータにまで活かせるような状態へ、kintoneの開発を進めていけば達成できると思っています。

ー 削減できた時間で、代わりにどんなことができるようになりましたか？

辻尾：勤怠の計算に利用する時間数が減ったのでそこにかかる人員を減らし、お客様に対して価値があるような仕事を考えたり進めたりするところに人材を増やすことができました。

ー 御社の本来業務に割く時間が増やせて嬉しいです！ところで、それは管理者側のメリットだと思いますが、従業員の側から見たメリットは感じていますか？

辻尾：すごくUIが使いやすくてシンプルな点が良いと社員から聞きます。
今までオープンソースのソフトウェアを使ってExcelで作成した出勤簿をファイルサーバーにアップロードする運用をしていたんですが、やっぱりちょっとしたストレスを感じていて。kinconeはボタンひとつで申請できるので、かなりシンプルになりました。

ー ありがとうございます。kinconeにこれから期待することはありますか？

辻尾：ダッシュボード機能を部門ごとにセグメントできたら、活用がしやすいかなと思っています。
他のデータを連携させることによって、例えば今までだと、働きすぎというか、「業務を渡しすぎているな、実際の処理能力に対して与えてる業務が多すぎているな」ということが表面化してこなかったんですが。そういったものを、データで見える化していけるように勤怠データを活かしていきたいです。
kinconeの良さは「シンプルさ」だと思います。弊社はデータとしていろんな角度から分析に使いたいので、シンプルであるが故に、加工して使いやすいかなと思っています。

ー 「勤怠管理」って、何時間働いてお給料をどれぐらい渡すという部分のみ意識している企業が多い中で、最適な人材の配置やパフォーマンスの部分にも活かしていく取り組みはすごく本質的な考え方だなと感じました。

お話を聞かせてくれた人