kincone導入事例：交通費精算機能で経費精算もまとめて管理！（株式会社テクノ情報システム・テクノ情報シンク）

今回お話を伺ったのは、「株式会社テクノ情報システム」（本社：東京都豊島区）とその子会社である「株式会社テクノ情報シンク」。
企業に対しシステム開発やコンサルタントを行なっています。
しかし、社内の勤怠管理についてはExcel管理を中心に行なっており、管理担当部門は毎月大変な時間をかけてデータを集計していました。
kinconeを導入することで確認作業にかかる時間をおよそ1/5までカット、さらに交通費精算機能をうまく活用し経費精算までクラウド化に成功しました。

kincone導入で勤怠の確認作業時間を2週間→3日に短縮

ー 勤怠管理をクラウド化しようとしたきっかけは何だったんでしょうか？

大谷：作業コストの削減がメインです。

ー これまでの管理方法はどのようにしていましたか？

大谷：Excelでした。全員の申請データを確認するのに1週間〜2週間はかかっていました。提出し忘れる人もいたりするので、催促をしながら。
100名以上の従業員の勤怠情報をExcelで管理するのはしんどいです、という声が担当部署から挙がって、システムの導入を決めました。

齋藤：テクノ情報シンクでも勤怠管理のクラウド化を進めたいと考えており、テクノ情報システムが2021年7月にkinconeを導入した効果や状況を見極めて、2021年の9月より採用しました。

ー kinconeはどうやって使用されていますか？

大谷：打刻方法は社員によって3パターンに分かれるでしょうか。
ブラウザからの打刻、事務所に置いた端末にICカードをタッチ、あとは携帯のアプリから打刻ですね。

ー 客先で作業する方はアプリやブラウザから。オフィス出社が基本のバックオフィスの方はICカードという形ですね。
当初、1週間から2週間ぐらいかかっていた作業はどれくらい短縮されましたか？

大谷：今はチェックするのに3日ぐらいしかかかっていないと思いますね。

ー 大幅に短縮できましたね、よかったです！
従業員の方からは、導入時や実際にkinconeを使い始めてからどんな感想を聞いていますか？

大谷：最初、3ヶ月ぐらい試験運用したんです。その期間中に生じた不明点などは、ドキュメントにまとめて社内FAQを作成しました。
大体、つまづくポイントってみんな同じようなところなので。

ー 社内FAQ、大切ですね！

交通費管理の機能を経費精算にも応用する

大谷：それから、交通費の画面に、接待交際費とか消耗品の購入費なども集約して入力しています。
申請してもらったあとはCSVでダウンロードして会計士さんの指定のソフトに流している形です。

ー kinconeの方で勘定項目を作成し、経費精算の項目もまとめてらっしゃるんですね。

ー 経費精算のためだけに他のツールを導入しなくても、kinconeで賄えてしまいましたね。
領収書などの画像はドライブなどに保存しておけば電帳法にも対応できそうです。

勤怠管理を見える化したことで残業時間に意識が向くようになった

ー テクノ情報シンク側の勤怠管理は最初からkinconeで運用されていますが、何か違った感想をお持ちでしょうか。

齋藤：そうですね。一時期、残業の多い方がいたんです。会社立ち上げて間もない期間ですからどうしても忙しくて。
kinconeはダッシュボード画面で基準の労働時間を超えてしまいそうな方を予めこちらで把握できるので、事前の声かけが出来るようになりました。
半月毎のタイミングで、労働時間がこのままだと怪しい人には「大丈夫ですか？」とフォローしたり、必要であれば面談を設定することができたりします。
従業員自身の勤怠画面でも、今月の労働時間が概算で表示されているので「自分でも意識できるようになりました」っていう声は聞いてますね。

零細企業なので私自身も客先に出て仕事をしていて、労務管理だけに専念できる状況ではないのでkinconeを通して簡単にみんなの労働時間に気を配れるのは非常に良かったなと感じています。

ー 立ち上げ間もない企業はどうしても多忙になりますよね。労務管理の効率化に加えて社員の状況を見える化する意味でもクラウド化が重要かもしれませんね。

お話を聞かせてくれた人