kincone導入事例：スプレッドシートから勤怠管理をクラウド化！（株式会社FMC）

株式会社FMC（東京都渋谷区）はウェブサイトの構築やコンサルティングを主事業にしている会社です。
コロナ下でテレワークを余儀なくされたことと、新しい人材を増やし企業の規模が拡大してきたタイミングが重なり従来のアナログな勤怠管理では対応が難しくなりました。
勤怠管理をクラウド化することで勤務時間が可視化でき、次なる課題も見つけることができました。

テレワーク導入で社内の状況が見えづらくなりクラウド化を検討

ー まずは貴社の事業内容を簡単に教えてください。

安東：ウェブサイトの構築からコンサルティング、保守管理などをメイン事業に、アパレルの自社ブランドを運営していたり、音楽事業（アーティストのマネジメント）もやったりしています。

ー 面白いですね。事業の詳細については是非、記事の後半で教えてください。
早速ですがkinconeの導入前はどうやって勤怠管理されていたんですか？

安東：コロナ前まではみんな出社していたので、朝オフィスにいたらそれで「出勤」完了。
退社する時に日報を提出してもらっていたので、その中に「何時から何時まで働いて、休憩が何時から何時」という記録を残していましたね。

ー なるほど、とくに出退勤の時に打刻する、というスタイルではなかったんですね。
給与計算ではもう月給が決まっていて、みなし残業代も定めているから細かく時間の記録をしていなかったという感じでしょうか？

安東：ですね。アルバイトの方だけは、毎月スプレッドシートに記述してもらっていて。
その後、コロナ下でテレワークを始めた時にslackで適宜「出勤します」「休憩します」のように記録する形に変えました。

ー ちゃんと勤怠のツールを入れて運用しようとなったのは、何がきっかけだったんでしょうか。

安東：コロナでテレワークになったことは大きかったですね。これまで顔を合わせてなんとなく空気感みたいなもので把握していたことが、見えなくなった。
設立以来、長い間5〜6人で運営していたんですがちょうどコロナになるくらいで採用を増やし10人ほどの組織になったことも理由です。
slackでの運用に移行した際、日報に書いてもらった勤務時間を、管理しているスタッフがスプレッドシートにまとめて残業時間の把握などもするようにはなったんですが、これが結構手間で。
人も増えたし、勤怠に限らずいろいろな社内業務を可視化していかないといけないね、という話になりました。

ー 組織の成長と共にそういった課題は出てきますよね。

安東：はい。それでスタッフがslackからスプレッドシートに転記されるような仕組みを作ってみたり、他の業務も網羅的に改善したくてSalesforceやkintoneも検討してみたりしました。そういう総合的なツールだと、標準機能の中に勤怠管理機能も付属するので。
それから弊社は税理士とのやりとり上、マネーフォワードを使用しているので、それに付属する勤怠管理機能も試してみたり。
でもどれもピンと来なかったというか…。

ー なるほど。kinconeの決め手はなんだったんでしょうか？

安東：パートナー企業の社長からの紹介です。その方も、口コミでkinconeを教えてもらったって言ってました。
我々と同じようにWebの制作会社を運営されてるんですが、すごく手堅くビジネスされる方なんです。ツールの導入に関しても慎重に検討されているはずなので、その方が言うなら間違い無いだろうなって。

ー 口コミ、ありがたいです。

安東：全部をいきなり1個でやろうとしても結局どれも半端になってしまっていたので、だったらとりあえず勤怠管理だけシンプルにわかりやすく使えるものにしよう、と。
あとはslackと連携できる点が決め手になりました。

有給の申請をkinconeにすることで取得率UPに期待

ーでは今のご利用実態についてお伺いします。普段の打刻はslack連携しているんですよね？

安東：はい。打刻専用のチャンネルを作成しています。

ー 従業員の方たちの、導入時のリアクションはいかがでしたか？

安東：もともとこれまでもslackで出退勤の報告はしていたので違和感なく移行できました。
スタッフのやることは変わっていないのにちゃんと記録できるようになったという点が良いですね。

ー たしかにそうですね。交通費の管理はどうしていますか？

安東：それが今後の課題です。実は今はまだ、交通費は別の経費精算シートを利用して管理しているんです。
kinconeに交通費機能があることは知っていますが、「自宅から会社間の移動」と、「営業先への移動」の交通費の取り込みを分けて管理したくて。
それに交通費はkinconeで管理して、その他の経費精算を分けるのがなぁ…

ー 実は、他社様でkinconeの交通費画面でその他の精算もまとめて行っている事例があります。
交通費の取り込み方も、ICカードをkinconeアプリをダウンロードした端末にタッチするだけで読み込ませる方法と、モバイルSuicaやモバイルPASMOからデータ連携する方法があります。
勘定項目を自由に設定できるので、「出勤交通費」か「営業交通費」かは取り込んだ交通費情報に簡単にラベリングできます。

安東：そうなんですね。これはいいですね、4月からkinconeで運用できるように変えていこうかな。

ー ぜひ使ってみてください。
さて、勤怠管理にkinconeを導入して今感じている成果や今後の課題をお聞かせください。

安東：作業時間がすごく楽になりました。これまでのスプレッドシートの管理でも、1日15分程度の作業でしたけど、それが毎日だったので月次で積み上がると結構な時間になりますから。

あとは、kinconeを通して有給を申請できるようになったことですね。
これまでは口頭で担当者や周りの社員に許可を取って調整していたから、担当者が不在にしていると言えなかったり、ちょっと他の社員に遠慮しちゃってたところがあったとかなと。それが取りたい時にkincone上から申請すれば良いだけになったのでハードルが下がったかなと思います。

社会人になったばかりの若い社員が多いんですが、そもそもどういうタイミングで有給取ればいいのかもわかっていなかったりするので、来年以降は自分で働き方のリズムが掴めてきて取得率はもっと伸びるかなと思っています。
今後はダッシュボード画面も活用して、こちらからどんどん声かけできるようになると良いかなと思っています。

ー 勤怠が見える化することで社内の働き方が変わってきますね！ぜひ、kinconeをもっと活用してみてください！