株式会社ティーズブレインは、オフィスブランディングデザイン設計や人材紹介業、企業研修など多岐にわたる事業を展開する企業です。今回、勤怠管理ツールのキンコンを導入し、管理者の設定工数を削減するとともに、kintoneとの連携で勤怠データを応用的に活用することに成功しました。これにより、工数管理や原価計算までkitnoneを中心とした一元管理が実現し、業務改善が進んでいます。この記事では、同社がどのようにキンコンとkintoneを活用し、効率化とデータ活用を行っているかご紹介します。
| ポイント |
| 勤怠管理ツールのキンコンへの乗り換えで管理者の設定工数を削減 |
| キンコンのkintone連携機能が導入の決め手 |
| kintoneで工数管理や原価計算まで一元管理することに成功 |
目次
- 導入背景（「kintone連携で勤怠データが有効的に活用できること」が決め手）
- 利用方法1（ワークフローとCSVカスタマイズ機能を活用)
- 利用方法2（kintone連携で勤怠データを工数管理に活用）
- 社内浸透（2ヶ月間でkintoneとキンコンを検証し導入を実施）
- 導入効果（kintone連携機能で工数管理を行い原価計算を実現）
- 今後の展開（キンコンのデータ活用をさらに広げkintoneで一元管理を継続）
導入背景：「kintone連携で勤怠データが有効的に活用できること」が決め手
事業内容について教えてください。
当社ではお客様のオフィスブランディングデザイン設計を行っています。経営者層や部門長などへトップインタビューにてヒアリングを行うなどで顧客要望の理解を深め、理想の働き方を自然にフォローアップできるような空間を提案していくのが特徴です。工事会社としてのノウハウもあるため、明朗会計を掲げ、コストも含めた最適な再現性で提供しています。
オフィス事業を展開する一方、人材紹介業や企業研修などのコンサルティング事業も行っていて、理想の働き方をハードとソフトの両側面からトータルサポートできる体制を整えています。
また、オフィス事業を行っていることもあり、自社の働く環境や制度についても色々と取り組みをしています。ABWを導入していて、オフィスではフリーアドレスを採用し、集中スペースや他部署とのコラボレートを生み出すようなコミュニケーションスペースなども配置しています。外部のコワーキングスペースを使える制度も活用し、自分の働く場所を自分で選択できるようにしています。自社のオフィスはショーケースのようなイメージで展開しオフィスツアーも行っているので、お客様には機会があればぜひ足を運んで欲しいと思っています。
私の所属するコーポレートサポート部は4名での構成です。経営企画・経理・総務・人事全般的に包括して対応しており、社長もそのうちの1人なので、経営者と近い距離感で日々仕事をしています。
キンコン導入前の課題を教えてください。
キンコン導入前は勤怠と合わせてグループウェアとしても利用できるようなツールを導入しておりました。色々と機能を利用しようとすると設定が複雑だったり、コスト的にも高くなってしまうことが悩みでした。
勤怠自体の悩みでいうと、最低でも半期に一度のペースである組織変更に伴うワークフローの設定変更がとても複雑で大変でした。設定変更の方法の検討に3日ほど悩み、その後の作業でも操作の手数が多く、組織変更の時期は少し気持ちが重たくなっていました。
このような状況だったため、勤怠管理ツールを乗り換えるとなると、勤怠管理以外の機能の部分についても再検討をする必要があります。また、本業の業務的にはオフィスの提案から工事などの施工管理まで行うため工数管理にも課題を感じていました。スケジュールや日報などの管理も行っていたため、その管理と勤怠のデータを直接紐付けることが一番確実だとは考えていましたが、なかなかそのようなツールを探し出せず困っていました。
色々なツールの中でキンコンに決めた理由を教えてください。
課題全体を考えた時に、カスタマイズ性の高いkintoneがいいのではないかと思い立ち、kintoneの検討を始めました。また、勤怠データも紐づけたいと思っていたため、そのような機能をkintoneの連携機能ページにて探していたところ、勤怠データがkintoneへ自動で登録できる機能を持つキンコンに辿り着きました。
実は以前より勤怠管理ツールについて気になって情報収集していたため、キンコンが安くてシンプルな勤怠管理ツールであることは知っていたこともあり、kintoneのサイトで見つけてより興味を持ちました。
kintoneだけで勤怠管理を実現することは難しいと感じていましたし、他社の勤怠管理ツールではkintoneとの連携が難しいこともあり、いずれも解決が可能なキンコンに魅力を感じました。勤怠管理自体の機能についても人事的な要件を満たしていたため、特に問題なく検討を進めることができました。
kintoneはどのような用途で導入し利用されているのか教えてください。
kintoneは社内の基幹システムとして活用をしています。ツール導入の目的としては予算管理や工数管理を重要視して導入しました。どのプロジェクトに対して、どのような工数がかかっているのかを紐付け管理をしています。
利用方法1：ワークフローとCSVカスタマイズ機能を活用
キンコンの利用状況について教えてください。
具体的な就業規則でいくと、コアタイムが10:00-16:00で、7.5時間/日のフレックス制度での運用をしています。大きく4つの部署がありますが、機能としては営業とデリバリーで分かれているイメージで、全社でキンコンを利用しています。
出退勤の際は、スマートフォンによるアプリ打刻とPCからのブラウザ打刻を併用して利用しています。ログインの導線として、基幹システムとしても利用しているkintoneのお知らせ画面を活用しています。
従業員本人が勤怠データを修正できる権限でアカウントを用意しているため、締日である月末に各々がデータを整え、勤怠申請を行っています。有給の申請や管理についても同様にキンコンで完結しております。
キンコンのkintone連携の利用方法について教えてください。
半期に一度の組織変更の際にワークフローの変更が必須になります。以前の勤怠管理ツールでは最低でも3日間ほどかかっていた工程がわずか数時間で対応できるようになりました。
キンコンは組織ロールに伴った自動分岐のような複雑な設定は難しいのですが、人に紐づいたシンプルなワークフローの活用ができます。複雑な機能は設定も使いこなすのも大変だと感じていたため、キンコンのシンプルかつわかりやすい設定画面がとてもマッチしていました。
また、従業員それぞれにデフォルトのワークフローをあらかじめ設定することができるため、申請する側の負担もないことも高評価でした。
申請承認が終わると締め作業のためにCSVで勤怠データを出力します。外部の社労士事務所へ委託して給与計算をしているためです。必要なデータのみCSVの項目のカスタマイズ機能で1度で必要な項目が出力できるためとても便利に活用しています。
利用方法2：kintone連携で勤怠データを工数管理に活用
キンコンのkintone連携の利用方法について教えてください。
kintoneは基幹システムとして工数管理に活用しています。どのプロジェクトになんの作業をしたかという記録をつける文化は以前よりありましたが、そこに勤怠のデータも紐付けて管理をするために、キンコンのkintone連携を活用しています。
キンコンを利用すれば、自動的にキンコンにある出勤時間や退勤時間などの勤怠データをkintoneの指定のアプリへ登録できます。kintoneで管理しているプロジェクトのスケジュール情報と勤怠データが自動で登録されるアプリの情報を最終的に一つのアプリにドッキングする構築は外部ベンダーに依頼し個別開発にて実現しました。期間でいうと４ヶ月ほどで実装をしていきました。従業員ごとの作業カテゴリーごとの時間をグラフで分析したりなどして工数管理や原価計算などにも活用しています。
社内浸透：2ヶ月間でkintoneとキンコンを検証し導入を実施
キンコンの社内展開方法について教えてください。
kintoneとキンコンをセットでの導入を検討していたため、キンコンの2ヶ月の無料トライアル期間の中でどちらのツールも検証を行いました。実際は約1ヶ月ほどで検証は完了しました。特に、キンコンとkintone連携の部分と人事的な観点から就業形態とワークフローを優先的に設定して判断をしました。
実は本格的に利用開始をする1ヶ月前から打刻のお試しができるように従業員に広報していたのですが、お試しをしてくれたのはわずか数人でした。私個人としては意外な結果だったのですが、期日を決めてそれを境にツールを変更する形での展開の方が自社にはマッチしていたようでした。
キンコンの社内浸透で工夫されたことがあれば教えてください。
工夫という点ではないかもしれないのですが、勤怠データの修正について従業員本人が修正する方法か、申請してから管理者側が修正をする方法か、どちらが良いか社内で意見が分かれたことがありました。キンコンの権限設定ではどちらも選択が可能ですが、結果的に、管理の煩雑さや負荷の観点から、従業員本人での修正を認める形で導入を進めました。
今となっては従業員本人が自覚を持って勤務時間を管理できていることや、管理者側の工数も必要がないため、従業員本人に修正を行ってもらう方法でよかったと感じています。本人が勤務時間のずれを認識し修正することで、工数管理のデータにもリアルタイムに反映することができていることが良い点だと思っています。
導入効果：kintone連携機能で工数管理を行い原価計算を実現
キンコンの導入効果について教えてください。
設定をする管理者としての立場ですと、ワークフローの設定に3日間以上の時間を費やしていたことが数時間で完了できるように時間短縮したことが一番助かっています。その他の設定もわかりやすいUIのおかげで対応しやすくなっており、管理負荷は確実に下がっています。以前のシステムよりトータルコストも下げることができました。
また経営目線でも効果に感じているのは、kintone連携により勤怠データを活用しやすくなった点です。案件や工数を管理しているkintoneに自動で勤務記録を同期させることで、どのプロジェクトにどのくらいの人が関わり時間を割いているのかがわかります。プロジェクトに当てた人件費なども勤務時間から把握できる稼働時間を利用して原価計算まで精緻に行うことができるようになりました。さらに、kintoneに集約する形で構築できたことが何よりの効果だと感じています。
今後の展開：キンコンのデータ活用をさらに広げkintoneで一元管理を継続
キンコンの活用としては今後、工数管理しているアプリに休暇等の情報も連携できるようにしたいと考えています。kintoneと同様、キンコンもWebAPIを外部公開しているツールで、個別開発もしやすいかと思っているためさらなる活用を広げていきたいです。kintoneを中心としたDXの取り組みを広げていく予定です。
株式会社ソウルウェアでマーケティング部に所属している中村です。
ソウルウェアでのマーケティング業務のかたわら、副業にもチャレンジしています。またプライベートでは二児の母でもあります。
忙しく働く毎日ですが、より生産性を高くかつ余白も生み出すことができるような働き方を目指して日々精進しています！未来の働き方のヒントを発信していけたらと思います。
