【kincone活用術】Slack×Zapierでラベル自動登録

kincone Tips

kinconeのSlack連携をご利用中の方や、Slackから勤怠打刻できるツールの導入を検討中の方におすすめのラベル活用術です。
kinconeでは勤怠データの管理画面でラベリングする機能があります。
「遅刻/欠勤/有給」はもちろん自由に編集できるので「出社/テレワーク」などに設定することも可能です。
今回はSlack x kinconeでチャット打刻を行う際に Zapierというツールも連携させて、kinconeにログインすることなく勤怠データにラベルを登録する方法をご紹介します。

管理者にとても便利なラベルの活用方法とは?

kinconeでラベリングされた情報は下記の図(ラベルが登録されている画面)のように表示されます。
このラベルの情報は、勤務状況確認画面や勤務情報のCSV出力データに記載されます。
CSV出力したデータは集計することもできます。そのため、ラベル機能の活用次第では、出社した回数や出勤日ごとの勤務場所などを月次で管理することができます。

下記のCSV出力画像のように、1ヶ月のうち出社した回数を集計することによって決まった通勤交通費の支給をしたり、出張の回数を集計することによって日当の支給をしたりなどの活用が可能となります。

kinconeで「出社」ラベルが登録されている画面
1ヶ月の勤務状況のCSV出力結果

「リモート」「出社」などの情報をSlackへ投稿するだけでkinconeにラベルが自動登録

今回紹介する方法では、どのようなことができるのかお伝えします!
下記のようにSlackへ「#おはようございます。今日は出社してます!」のように投稿すると、「出社」のワードを認識し、kinconeの勤怠データ画面に「出社」ラベルが自動で登録されます。
※「出社」のラベルはデフォルトではないので『勤務場所の管理ができる!ラベル活用方法』を参照しながらご自身で作成ください。

このようにSlackへ投稿をするだけで、kinconeにログインせずに自動でラベルが登録できます。

何かと忙しい出社タイミング。勤務開始時にいつも通りSlackへ出勤打刻(投稿)をするだけで、「出社」「リモート」「外回り」「出張」などなどのラベルが自動で登録されるとても便利な方法です。

Slackで投稿している様子
kinconeで「出社」タグが自動登録されている画面

Zapierとは?

今回は、Zapierという世界的に有名なツールを使ってSlackとkinconeを連携しラベル登録を自動化しています。

Zapierとは・・・・

異なるアプリやWebサービス同士を連携させてタスクを自動化するツールです。
2012年にアメリカでリリースされて以降、世界中で利用されています。
従来はタスクの自動化システムには個別のプログラム開発が必要でしたが、Zapierを使えばエンジニアの介入なしで自動化の仕組みが作れます。

kinconeの設定方法

①kinconeで自動化させたいラベルを作成する

・管理者がkinconeのクラウドへログインする
・「歯車マーク」→会社情報→休日等の種別設定で新規追加をクリック
・表示したいタグの名称を記入し、使用したい就業形態の利用設定をオンにする

※ワークフロー利用にすると申請承認が必要となりSlackへの投稿のみではタグが付与されません。そちらはオフのまま確認をクリックし登録してください。

kinconeでラベルを作成する

②APIトークンを発行する

・「歯車マーク」→外部連携→APIトークンをクリックし新規追加をクリックする
・適当な名称をつけAPIトークンを発行する
※Zapierの設定の最後にこのAPIトークンを使用しますのでどこかにコピーをしておくと便利です。

kinconeの外部連携からAPIトークンを発行する

Zapierの設定方法

ここからZapierの設定に移ります。Zapierを利用して、kinconeとSlackを連携させる設定をします。

①ZapierからSlackへ接続する

Zapierにログインして、My AppsからAdd connectionをクリックしてSlackを選択します。

ZapierがSlackへアクセスする許可を求めらるため、そちらを許可するとZapierとSlackが接続できるようになります。

ZapiarへログインしてAdd connectionからSlackを追加する

②Zapを作成

Create ZapをクリックしてZapを作成します。

Create Zapをクリックする画面

③Triggerの設定

作成したZapに「出社タグ」などの適当な名称をつけ、TriggerとするアプリにSlackを選択します。

次に、Choose app &eventのTrigger Eventで「New Message Poster to Channel」(特定のチャンネルのみを指定)もしくは「New Message Posted Enywhere」(すべてのチャンネル)を選択し、Continueをクリックします。

続いて、Choose accountのSlack accountで連携したいアカウントを選択します。

Set up triggerに進み、ChannelでSlackで出退勤などの打刻をしているチャンネルを選択し、その下の項目はNoを選択します。

上記が設定できたら、テストを行って次の手順へ進みます。

④Actionの設定(kinconeにタグをつける動作を行いたい条件を設定)

「+」をクリックして、Actionの設定に移ります。

Choose app でFilter by Zapierを選択し、Continueをクリックします。

下記の赤枠は筆者のkinconeのSlack打刻の条件で入力しており、「#おは」という文字のあとに「出社」というワードが続いた時に後続の処理が動くような内容です。

ちなみに、kinconeにおけるSlack打刻の条件設定は下記から設定可能です。

(歯車マーク>外部連携>連携サービスの設定からSlackの設定編集へ進んで設定が可能です。)

⑤次のActionの設定(Formatter by Zapierを設定)

「+」をクリックして、Actionの設定に移ります。

Choose app でFormatter by Zapierを選択し、Avtion EventでDate/Timeを選択し、Continueをクリックします。

続いて、Set up actionの設定に移ります。

TransformでFormatの選択をして、その下のInputで下記を選択します。

次に、下記の赤丸を順番に選択して入力します。

⑥最後のActionの設定(Webhook by Zapierを設定)

「+」をクリックして、最後のActionの設定に移ります。

Choose app でWebhooks by Zapierを選択し、Action EventでPOSTを選択し、Continueをクリックします。

次に、Set up actionで下記の通り入力や選択をしていきます。

URLhttps://api.kincone.com/v1/attendance/flags
Payload Typeform
Dataemail→SlackのUser Profile Email
date→FormatterのTS Time
flags→kinconeに追加したいタグ名称を「”」で括り入力(ここでは”出社”)
HeadersAuthorization→「Bearer 」(Bearerの後は半角開ける)に続いてkinconeで作成したAPIトークンを記入

Continueをクリックしてテストをクリアすれば、スラックへ投稿だけで自動的にkinconeへタグが登録されます。

以上、Zapier×Slackを利用したkinconeへのラベル自動化の方法のご紹介でした。

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