条件設定便利に!RepotoneU Proの『帳票出力ボタン』出し分け設定術

RepotoneU Proは帳票出力ボタンを出し分けることができます。この機能を使って、業務を更に便利にする方法をお伝えします。

RepotoneU Proは様々なボタン出し分けが標準で設定可能

kintoneに帳票出力設定ができるRepotoneU Pro。「帳票出力ボタン」を出し分けできるのはご存知でしたでしょうか。RepotoneU Proでは次の出し分け設定ができます。

①プロセス管理の値によってボタンを表示する
②帳票作成ボタンを表示するユーザー/組織/グループ(ロール)を制限する
③表示する一覧を指定する

これらの設定をうまく活用することで、kintoneをより便利に使うことができます。具体例を用いて紹介します。

承認済みの見積のみ出力可能に

営業活動に欠かせない見積業務。営業担当者が、間違った見積書をお客様へ送付してしまうトラブルに遭遇したことはありませんか?内容の間違いを完全に防ぐことは難しいですが、ダブルチェックをすることで見積間違いを減らすことができます。
「プロセス管理の値によってボタンを表示する」機能を使えば、営業担当者が、プロセス管理機能で承認された見積内容だけを発行できます。これで、営業担当者が間違った見積書をお客様に発行するトラブルを減らせます。

経理部だけが請求書を発行

例えば、営業担当が見積書、注文書の発行を行い、請求書発行は経理部が行う。このように業務を役割分担をしている企業は多いかと思います。その際、営業担当が、間違えて請求書を発行しないように、請求書発行ボタンは、経理部に所属するメンバーだけが押せるようにしたいですよね。
RepotoneU Proは帳票作成ボタンを表示するユーザー/組織/グループ(ロール)を制限することができます。この機能を利用することで、経理部に所属する人だけに請求書出力ボタンを表示する設定ができます。この設定で、経理部以外の人が誤って帳票を発行してしまうことを防ぐことができます。

個人情報が除外された一覧だけを出力

kintoneはデータを一元化できるツールです。貯めたデータは分析や集計で活用していきたいですよね。 例えば営業の案件管理のデータを集計して受注分析を行うことは、営業活動の効率化に繋がります。
しかし、複雑な分析や集計はkintone上では難しいのが実情です。

そこでよく行われている方法として、kintoneのCSV出力機能でデータを書き出してExcelで集計するという方法がありますが、CSV出力機能の権限を保持しているユーザーは全てのフィールドの情報が出力できてしまいます。
個人情報を含むようなデータを管理している場合、当然個人情報も一括出力できてしまいますので、セキュリティ的には大きなリスクです。

これを防ぐためには管理者のみにCSV書き出し権限を付与し、利用者は都度管理者に依頼するという方法がありますが、この方法はCSVを出力したいタイミングで、都度、管理者かがCSV出力を行わなければならないので、管理者にとってはかなり負担になります。CSV出力をしたいユーザーが多ければ多いほど大変です。

RepotoneU Proにはそんなときに使える機能として、ボタンを表示する一覧を指定する機能があります。
出力可能なフィールドのみ揃えた一覧を設定してExcel出力できるようにすれば、CSV出力権限がないユーザでもレコード一覧が出力できるので、個人情報の出力を制限することができます。

いかがでしたでしょうか。さまざまな条件で帳票出力ボタンを出し分ける機能の紹介でしたが、実に奥が深いです。細かく設定して利用者が使いやすいようなシステム構築をぜひ目指してみてくださいね!