kintoneとkinconeを組み合わせることで、シフトと勤怠の業務が効率化されます。この記事では、その管理方法を公開します。
※ kintoneの設定につきましては、サイボウズ社にお問い合わせいただきますようお願いいたします。
シフト管理は重要だが、手間がかかる
従業員やアルバイトのシフト管理業務。シフト制が必要な業態では重要な業務です。しかし、毎月発生するこの業務は、負荷がかかります。
各従業員が提出してくるシフトを必要なポジションに合わせて調整するのは難易度が高いです。業態によって必要な人員や管理手法も様々なため、まだまだ紙やExcelで管理している企業も多いでしょう。しかし、紙やExcelでの管理は、情報の更新や共有に課題があるため、業務の生産性を低下させてしまいます。
kintoneと連携サービスを使うと、シフト勤怠管理ができる
「kintone」(提供:サイボウズ社)と連携サービスの「じぶんページ」(提供:ソニックガーデン社)、そして、プラグインの「カレンダーPlus」（提供：ラジカルブリッジ社）を利用すると従業員のシフト管理ができます。
従業員は、スマホから希望シフトを登録し、シフト管理者は「kintone」上でスケジュール調整ができます。連携サービスを使うことで、費用を抑えながらシフト管理をデジタル化できます。
更にソウルウェアの「kincone」を「kintone」と連携させることで、シフトの予定情報を勤務実績と突合させることができます。勤務の予実情報を確認することができれば、従業員の残業量、勤怠のズレなどを確認することができ、また、次回のシフト調整時の参考情報として利用できます。
利用イメージ
実際の利用イメージを構築してみました。次のように運用ができます。
①従業員のシフト登録
じぶんページを利用することで、従業員やアルバイトから、シフト希望を収集できます。
②シフト管理者のシフト調整業務
じぶんページから収集したシフト情報は、kintoneに集約されます。更にカレンダーPlusを利用することで、シフト調整をカレンダー上で、ドラック&ドロップで行うことができます。
③勤務実績をkinconeで登録
従業員やアルバイトは、勤務終了後、kinconeで勤怠登録を行います。
④シフト予定と勤務実績の突合
従業員やアルバイトが登録した勤怠情報は、自動的にシフト予定と突合されます。更にシフトの予定情報と勤怠情報の差分が計算されるので、勤務状況の把握をすることができます。
設定方法
勤怠シフト管理の設定は次の手順でできます。
①kintoneにテンプレートアプリを設定する
シフト勤怠管理アプリと従業員マスタのテンプレートアプリをkintoneに設定します。テンプレートアプリは下記からダウンロードできます。
また設定方法はこちらを参照してください。
③従業員マスタに従業員情報を登録する
従業員マスタに従業員名を登録していください。
③カレンダーPlusの設定をする
シフト勤怠管理アプリにカレンダーPlusを設定して、kintoneにシフト調整をするための画面を設定します。カレンダーPlusのダウンロードおよび設定方法はこちらを参考にしてください。
なお必要な紐付けは次の通りです。下記以外の必須項目はお好みのものを選んでください。
- タイトルの登録先フィールド → タイトル
- 表示用タイトルのフィールド → タイトル
- 開始日時のフィールド → 開始
- 終了日時のフィールド → 終了
- 終日指定のフィールド → 終日（終日）
- リソースとして利用するフィールド (1) → 業務
- 表示用タイトルのフィールド (1) → 従業員（ルックアップ）
- リソースとして利用するフィールド (2) → 従業員（ルックアップ）
- 表示用タイトルのフィールド (2) → 業務
- リソースとして利用するフィールド (3) → シフト勤務形態
- 表示用タイトルのフィールド (3) → 従業員（ルックアップ）
④じぶんページの設定をする
じぶんページを設定して、従業員がシフト入力するページを設定します。じぶんページのダウンロードおよび設定方法はこちらを参考にしてください。
⑤kinconeをkintoneと連携させる
最後にkinconeをkintoneと連携させます。kinconeにkintoneと連携するための機能がありますので、こちらと下記の図を参考にしながら設定してください。
なお最低限マッピングが必要なのは次の通りです。
- レコード特定フィールド → メールアドレス
- kinconeのログインID → メールアドレス
- 従業員名 → kincone従業員名
- 従業員番号 → 従業員番号
- 出勤日 → 開始1
- 出勤時刻 → 開始実績
- 退勤時刻 → 終了実績
- 実労働時間/フォーマット → 労働時間
以上で設定ができます。kintoneとkinconeを組み合わせて使うことで、シフト業務と勤怠の予実管理を効率化できます。シフト管理にお困りな方は、ぜひこの組み合わせを試しみてください。
