在宅勤務申請を勤怠登録と一緒に行おう【kinconeユーザー向け】

リモートワークで、マネージャーは勤務場所の把握が必要に

今年は新型コロナウイルス感染症の影響で、各社でリモートワーク(テレワーク)の導入が進みました。現在では、出社とリモートワークを併用する企業も多くなってきました。社員にとっては、自身の都合に合わせて好きな働き方を選択できるため便利な制度です。

一方でマネージャーにとっては、手間が増えました。それは部下がどこで作業をするのかを把握することです。部下が出社するのか、在宅で作業をするのか作業場所の把握をする必要が増えました。

マネージャーは、普段仕事がたくさんあり忙しいです。そんな中、「今日は出社ですか?リモートワークですか?」と、毎日メールで部下に確認するのは手間です。そこで今回は「kincone」を使った部下のリモートワークの把握を楽にする方法をご紹介します。

「休日等の種別設定」機能の活用で「出社」か「在宅」かを手軽に把握できる

「kincone」には、「休日等の種別設定」という機能があります。これは、企業ごとの「休日」の設定ができる機能ですが、「出社」と「在宅勤務」のラベルとしても活用できます。この機能を使うことによって、部下は出勤の打刻をすると同時に、在宅勤務の申請ができるようになります。


一覧で出社か在宅勤務かが分かる

設定方法は?

設定は次のように行います。

  1. 管理者でkinconeへログインする
  2. 歯車マーク>会社情報>休日等の種別設定をクリック
  3. 「新規追加」をクリック
  4. 休日などの種別名に「出社」を入力
  5. 有給取得日数は「0」
  6. 補填する労働日数は「0」
  7. 「確認」をクリックし、「送信」をクリック
  8. 「在宅勤務」についても3~7の手順で設定する。

休暇ではないため、有給取得日数と補填する労働時間は「0」にする。

以上の設定で、「出社」と「在宅勤務」のラベルとして活用できるようになります。

これなら出勤の打刻と同時に出社か在宅勤務かを意思表示できるので、部下は手軽に登録できますし、マネージャーもいちいち部下に出社するのか、在宅勤務をするのかを聞かなくてよくなります。

ワークフローの設定で在宅勤務申請を承認制にできる

マネージャーが部下の在宅勤務を承認制にしたい場合は、kinconeのワークフロー機能を使うことで実現できます。ワークフロー機能は、申請の承認フローを設定できる仕組みです。設定すれば、部下は、マネージャーの承認を受けないと、在宅勤務を選択できません。シフト制で業務を回している企業などは、出社人員の調整が必要な場合があるので、こちらの方法で管理するのが便利かもしれません。

設定は以下のワークフロー管理で設定します。


ワークフローの設定画面

上記のようにワークフローを設定すると、ラベルの選択時に次のような申請画面が出現します。


ラベルを選択すると、申請画面が出現する

これで、マネージャーは、部下の在宅勤務を承認制で管理できるようになります。

在宅勤務日数の確認も可能

部下が月に在宅勤務を何回実施したのか、マネージャーとしては、気になる点かと思います。在宅勤務日数を把握したい場合、以下の3つの方法で確認することができます。

  1. 勤務状況確認機能で確認をする
  2. ワークフロー申請で確認をする
  3. CSVで確認をする

おおよその在宅勤務日数を確認したい場合は、「1.」で確認し、1件1件確認したい場合は「2.」を。集計したい場合は「3.」の方法で確認することをオススメします。

以上の方法を使えば、マネージャーはいちいち出社か在宅勤務かをメールで部下に確認しなくても良くなります。部下の在宅勤務の把握に課題を抱えているマネージャーにはオススメです。興味を持っていただいた方は、ぜひ一度、この方法を試してみてください。