勤怠管理システムはどんな種類があるのか？沢山の勤怠管理システムからどれを選べば良いか分からない。選定の基準を教えて欲しい。このようなことをよく聞きます。本記事では、勤怠管理システムに関わる疑問にお答えします。
勤怠管理システムはどんな種類があるのか？
勤怠管理システムは世の中にはどのようなものがあるでしょうか？実は様々な勤怠管理システムが存在します。沢山あるので、カオスマップにまとめてみました。
このように調べただけでも４０種類以上あります。こんなに種類があると、どれを選ぶべきか分からなくなります。
勤怠管理システムの選び方
「ITREVIEW」を参考にする
システム評価サイトで評価されている勤怠管理システムの中から選ぶことをお勧めします。
なぜかというと「勤怠管理システムが評価サイトで評価されている」=「導入して上手くいっている」ということが言えるからです。
具体的には「ITReview」というWebサイトを参考にするのをオススメします。「ITreview」はシステム利用者からシステムの評価を募って、ランキングに反映させています。利用者の声が反映されているため、一定の信頼性があります。
「Leader」カテゴリから選ぶ
「ITreview」にも、多数の勤怠管理システムが掲載されています。「ITreview」に掲載されている勤怠管理システムを全て検討すると、比較に時間がかかってしまいます。そのため、「ITreview」を参考にする場合は、「Leader」「High performer」カテゴリに分類されるシステムの中からシステムを検討しましょう。「Leader」「High performer」カテゴリは、知名度とパフォーマンスが高いシステムが分類されています。信頼感があるのでオススメです。
「導入しやすさ」で選ぶ
「Leader」カテゴリで絞り込むと、勤怠管理システムは7個ほどに絞り込めます。ではその中から、どのように選定すれば良いでしょうか？
結論としては「導入のしやすさ」を軸に選定するのが良いです。「導入のしやすさ」は具体的には次のポイントがあります。
- 試用期間が長く、導入検証がしやすい
- 専用端末が不要
- 利用機能が分かりやすい
- 導入費用が低い
- システムの独立性の高い
試用期間が長く、導入検証がしやすい
導入予定の勤怠管理システムの使い勝手を確認する作業はとても重要です。なぜかというと、仮に導入検証をしっかりできず、自社に合わない勤怠管理システムを導入してしまうと、結局使われなくなってしまい、コストだけがかかるからです。なので、しっかりと導入検証することが重要で、試用期間が長い勤怠管理システムはポイントが高いです。
専用端末が不要
勤怠管理システムには、静脈認証や指紋認証ができる専用端末を設けているものがあります。
しかし実際は、Felicaカードやチャット、アプリで打刻できれば十分です。
たしかに静脈や指紋認証の方が本人認証はより正確になりますが、端末がある場所でしか打刻ができず、働き方の柔軟性を低下させる可能性があります。専用端末を用意することは、導入のコストが上がったり、準備することが増えるので、専用端末が不要なものが良いです。
利用機能が分かりやすい
勤怠管理システムは全社員が使うシステムです。そのため、誰もが使いやすいインターフェースである必要があります。打刻が直感的にできるか、自分の勤務時間の合計が分かるか。利用者にあった打刻方法が選べるかなどがポイントになります。
導入費用が低い
勤怠管理システムは利用人数が多いシステムです。多くの勤怠管理システムは、ユーザー数に応じて費用が上がります。そのため、基本料金が高いと人数が増えるごとに費用が負担になってきます。少しでも利用価格がお得なサービスである方が財務的な負担が少なくなります。
システムの独立性が高い
勤怠管理システムの中には、「提供している企業の関連システム（人事、会計、給与システムなど）」との連携を前提に販売されていたりします。そういった勤怠管理システムは、提供会社の関連サービスとしか連携できない可能性があります。
今後、勤怠管理以外の関連システムの導入を検討する予定がある場合は、独立性が高い勤怠管理システムを導入した方が良いです。
５つの観点を満たすのは？
「ITreview」に掲載の勤怠管理サービスの中で「kincone」が５つの基準を満たしています。「kincone」は試用期間が60日間で最長です。また、専門端末不要で利用開始ができます。「操作が簡単」と評価いただいていますし、導入コストも「Leader」のカテゴリの中では最もお得です。そして、他社システム連携を前提とした独立した勤怠管理システムです。
勤怠管理システムの選定で迷っている方は、まずは「kincone」をお試ししてみることをオススメします。
以上の通り、勤怠管理システムは様々なサービスがあります。様々なサービスがあると、検討に迷ってしまいます。そんな時は、信頼性のあるサイトの情報を参考に対象を絞り、導入のしやすさを軸にご検討いただければと思います。
