RepotoneU導入事例：1つの部署の業務改善が社内全体の業務改善へ繋がる（株式会社東京ドーム）

社内からの反応がすごくよかったです。
社内広報で知ってくれて「おめでとう」とか「見たよ！」と声をかけてもらえて。

そうですね。やっぱり一番になるのとならないとでは違うというか。

もともとは色んなツールを探していた1つの選択肢であったわけですけど。
東京ドームは「会場」ではあるんですが、場を提供する立場としてはレアな”自分たちでイベントを企画している会場”です。

ブースを立てて企業さんを招いて色々なイベントを開催しています。
年間を通して4つほど大きなイベントがあり、全部で1000社くらいとやりとりが生じます。それがもともと全部紙ベースだったんですね。
これをなんとか業務改善したいと。

それでkintoneに出会いました。

一番わかりやすいのは「ふるさと祭り東京」でしょうか。
全国のお祭りと、ご当地グルメが一同に介するイベントです。
北は北海道から南は沖縄まで、日本全国の小売店様や飲食店様が集まって、催しや美味しいものを振舞います。

まずは出展者様のデータベース作り。いわゆる顧客マスタですね。
例えば「ふるさと祭り東京」は2009年に第一回開催があってからほぼ毎年続いていますが、毎年毎年、出展者様からもらった情報をExcelに手打ちしていました。
でも実は毎年、企業情報ってそこまで大きく変わらないので・・・結構リソースを割いてたんです。

次はイベントを進めるにあたって、多くの申請書が必要になります。
飲食を伴えば保健所に提出するものだったり、我々が必要なIDの管理や車両の管理など。一番多いと20枚以上必要になったりします。
これらがそもそもは手書きの紙ベースで行われていました。

3、4年前からExcelにしてメールで送っていいよ、というところまでは進めていたんですが整理するのにまた別のExcelに転記する・・・というような作業が発生していた為、そういった無駄を無くしたいのがクラウド化を求めた始まりでした。

全てではないんです。
出展者様から情報を入力していただくのはフォームから作成しています。保健所の申請など役所に提出するものは紙で出力する必要があるので、そこにRepotoneUを使っています。

役所側で用意されている用紙はkintoneにそのまま使えないものもあって。
ようは「項目に◯をつける」とか。これは保健所と「◯ではなく単語で出力されるけどいいですか？」と何度か確認を繰り返してkintone上で出力できるように様式を整えました。

こんなことがやりたいっていう話をまずはサイボウズの営業さんに話して、何社かパートナー企業をご紹介いただきました。

コンペとまではいかないですけど、ご提案をそれぞれからいただきました。

正直に言えばミューチュアル・グロースさんより安いところもありました。
あったんですが、安いけど作ったらおしまいです、という形だったり。
それはkintoneの手軽さで言えば全然いいんですけど私たちがやりたいこととはマッチしなかった。

kintoneを、私含めて誰も使ったことがないので、初めて使うのにいきなりプラグインを入れて自分たちで実現していくのは難しい。段階を踏んで年間通した業務の改善を一緒にやっていける方達にお願いしたかったんです。そういう提案をしてくださったのでミューチュアル・グロースさんに決めました。

寄り添って一緒のチームとしてやっていく、そこが一番お願いしてよかったと思っています。

kintoneの導入も、最初は私が1人でサイボウズデイズに行って色々見て「いいな」と思って決めたわけですが、実際に業務でkintoneを使用するのは私じゃない人が使うわけですよね。


例えば先のイベントで言えば出展者管理のチームだったり。彼らにとっては「kintoneって何？」から始まるので、社内レクチャーを含めて一緒に協力してくれたりするのは心強かったです。

基本的なデータベースはこちらで準備していました。


問い合わせ管理とか、拾得物管理の雛形とか自分たちだけで使うものはよかったんです。でも出展者管理は私たちだけで使うものではなく、出展社様にもフォーム入力などしてもらう必要があったので、下手に素人が触ってうまくいかない形で運用するのは嫌だなと思っていました。

なのでその辺はプロにお任せして、フォーム設定とかRepotoneUの設定とか最初に丸投げしちゃいました。作り方を我々も横で見て勉強しながら。

便利であることは間違いないです。直感的に使えるところもすごく気に入っています。

Excel作成は本当に便利に使わせていただいてますよ。

フォームブリッジ、kMailerあたりですかね。

帳票では（上記を提供するトヨクモ社の）プリントクリエイターではなく、RepotoneUを選択したのはやはりExcel帳票に対応している点ですね。

まずは社内で少しでも利用してみることだと思います。

実は私は最近部署を異動したんですが、異動先の部署ではkintoneをまだ使ってないんです。新部署で、kintone内に視察に行った時用のアプリを作ってRepotoneUを使って報告書出したりするのを目の前でやってみせたら「すごい便利だね！」って言ってもらえました。実際に新しい部署でも今導入を検討しています。

でもアワード優勝したこともすごく大きいと思います。

事例が増えていくっていうのは1つ重要なことだと思いますが、さらにグランプリを取ったことで「話を聞いてみたい」「すごい！」って思ってもらえたと思います。（笑）きっかけが生まれやすい。

おっしゃる通りです。私もシステムに対してハードルをあげていました。

でもkintoneを利用して全然そんなことないなって実感しました。

そしてそういう人たちっていうのは「システムが1つできれば、全部が解決する」と思っていて。今ってそうじゃなくて、「必要なシステムを組み合わせていく」ものなんですよね。

どっちみち、使っていないとその考えには至らない。その考えを知るだけでも全然違いますよね。

コミュニティがすごくしっかりしている分、新しい人たちがそろそろ気軽に参加しづらいんじゃないかなって気はしていますね。既に繋がりができてしまっている中ってやっぱり入りづらいので。

まだまだこういうビジネスコミュニティの中では入りやすい方だと思いますけどね。あと、”あったかい”のは間違いないと思います。誰でもウェルカムな感じが。