株式会社和敬 光彩セレモは埼玉を中心に葬儀1万5,000件の実績を持つ葬祭業を営んでいます。システムをPCにインストールする”スタンドアローン型”での活用をおこなっていましたが、kintoneとレポトンを導入し請求書発行業務をクラウド化したお話をお聞きしました。
| ポイント |
| 葬祭業特有の請求書をレポトンで作成 |
| レポトンの導入でkintoneの汎用性をより高めるExcelの活用が可能に |
| クラウド化により属人化の解消とリスクヘッジの両立を実現 |
目次
- 導入背景「kintoneをより汎用性高く活用できるレポトンのExcel出力」が決め手
- 利用方法1（葬儀請求書の帳票出力に活用）
- 利用方法2（葬祭業特有の供物請求書の作成に活用）
- 社内浸透（構築時の苦労もありつつ浸透はスムーズ）
- 導入効果（クラウド化により属人化の解消とリスクヘッジの両立を実現）
- 今後の展開（ステータス管理からバックオフィスの業務まで幅広い展開を目指す）
導入背景：「kintoneをより汎用性高く活用できるレポトンのExcel出力」が決め手
事業内容について教えてください。
（取締役 富樫氏）
株式会社和敬 光彩セレモは創業35年、葬儀実績1万5,000件の信頼と実績でご相談者様の心に寄り添ったサービスを提供しています。
特に埼玉でいち早く生花祭壇を取り入れた当社のフラワーデザイン部門による『世界に1つだけのオリジナル生花祭壇』は好評で、ご葬儀後にたくさんのご満足の声をいただいています。実は、葬祭業のかたわら、一般消費者向けにお花屋さんの事業も展開をしており、生花祭壇のご提案時にもその経験が活かされています。
レポトン導入前の課題を教えてください。
（取締役 富樫氏）
kintoneとレポトンを導入する前のシステムは、PCに直接インストールする形で利用していました。インストールされたPCは社内に数台しかなく、利用できる方が限られていたためその数人の従業員に業務が集中し属人化していました。
社内全員で情報共有ができ、入力作業も各個人で行えるような体制を構築したかったため、クラウドツールに乗り換えようと考え、kintoneを導入しました。しかしながら、kintoneでは顧客対応に必要な書面が出せないため困っていました。以前はインストールしたソフトウェアで帳票を作成していたからです。
色々なツールの中でレポトンに決めた理由を教えてください。
（取締役 富樫氏）
当時kintoneの導入支援でお世話になっていたパートナーからレポトンをおすすめされたことがきっかけでした。kintoneに入れたデータから外部に渡す書類を作成することは必須だったため、レポトンとkintoneの親和性は高いと考えていました。
当時は多少なりとも他者比較は行いましたが、そこまで深く検討をせずに導入決定をしました。結果的にExcelで出力できる機能があるという点がマッチしていると感じて使い続けています。
またkintoneのみで顧客管理をしていると、1年に数回しか使わないようなイレギュラーな項目が度々出現することがあり悩んでいました。その度にkintoneに新しく項目を追加してしまうのは、メンテナンス性も悪く感じていました。レポトンでExcelに出力してから、Excel上でイレギュラー項目を追加するというフローができるため汎用性が高いと感じました。
レポトンの利用状況について教えてください。
（取締役 富樫氏）
全社で利用しています。ボタンを押すだけで必要な書類が作成できるため、とても重宝しています。葬祭業独特な帳票であっても、フォーマットが自由に変えられるため使いやすいです。
帳票でいうと、見積書、請求書、葬儀の際の日程表（ご案内書）、供花一覧などたくさんの用途で活用しています。
利用方法1：葬儀請求書の帳票出力に活用
“葬儀請求書”の出力の場合の利用方法とその効果を教えてください。
（取締役 富樫氏）
葬儀が行われた後の請求書の作成で利用しています。葬儀の顧客管理は複雑で、故人・喪主・ご家族・・・過去の関連する葬儀など幅が広いです。請求先が喪主ではなく、別の方であったり複数に分かれることもよくあることですので、葬儀によってさまざまです。
以前は、ご相談時に社内担当が顧客台帳と見積作成をExcelで行い、実際に葬儀を行った後、事務担当がシステムがインストールされたPCに手入力をして請求書を作成していました。目視で確認しながら手入力をするため、注意していてもミスはありますし、何より手間で時間がかかっていました。
kintoneとレポトンで請求作業を行うようになってからは、ご相談がきた時点でkintoneにデータを入力するフローとなっています。そのため、葬儀が執り行われた後、見積内容を引き継ぎ、請求書を速やかに作成できるようになりました。レポトンには複数シートへの出力機能があり、請求書の鏡と請求書本紙の両方をボタン一つで作成できるため書類作成の工数削減にも繋がっています。
利用方法2：葬祭業特有の供物請求書の作成に活用
“供物請求書”の使い方とその効果を教えてください。
（取締役 富樫氏）
”供物”というのは葬儀の際に故人への感謝の気持ちや遺族への弔意を表すために贈るお供えの品のことです。例えば、故人のお勤め先の会社や、故人との親交が厚い取引先などからも供物が贈られることがあります。
通常の葬儀の請求については喪主又はそのご家族などに請求しますが、供物についてはそれぞれの贈り元に請求する必要があります。供物の数が多ければ多いほど請求先が増え、管理する関係者の数が増えていくということです。
この供物請求に関しても以前は、システムがインストールしてあるPCに事務職員が手打ちで入力を行い作成していました。現在は注文が入ったタイミングでkintoneにデータを登録しておけば、葬儀情報に自動的に紐づく状態です。請求書はレポトンのボタンを押すだけで出力ができ、かなり時間削減ができています。
供物請求アプリから出力した供物請求書の具体的なイメージ
社内浸透：構築時の苦労もありつつ浸透はスムーズ
レポトンの社内展開方法について教えてください。
（取締役 富樫氏）
管理側で作り上げたものを社内で展開して利用促進をしました。展開してからは1ヶ月くらいで使えるようになっていたため、浸透は早かったと思います。ボタンを押すだけでしたし、利用用途が明確だったからか、特に展開について苦労はありませんでした。
レポトンの社内浸透で工夫されたことがあれば教えてください。
（取締役 富樫氏）
社内浸透には特に苦労しなかったのですが、実は、社内浸透の前に、構築するところで時間がかかりました。というのも、以前はインストールしたソフトウェアのフォーマットを利用して帳票を出していたため、そもそも帳票の自社テンプレートを持っていなかったのです。
レポトンには既存のフォーマットはなく、自社のフォーマットをそのまま使えるということが強みですが、当社の場合、自社の帳票のフォーマットを作るということから初めて行ったためその部分に時間がかかりました。
導入効果：クラウド化により属人化の解消とリスクヘッジの両立を実現
レポトンの導入効果について教えてください。
（取締役 富樫氏）
課題にあった、データの入力や帳票の作成が一部の従業員に集中せず属人化する作業がなくなったことが一番の効果です。体感で書類作成にかかる時間が半分になりました。
何度も同じ内容を目視で手入力していたことによるミスもなくなり、間違った内容で案内をしてしまうリスクも防ぐことができています。
今後の展開：ステータス管理からバックオフィスの業務まで幅広い展開を目指す
今後の展開について教えてください。
（取締役 富樫氏）
レポトンやkintoneの活用をもっと広げていきたいと思っています。今は、ステータス管理までは行えていないため、そこからスタートしたいと考えています。勤怠などのバックオフィス周りもクラウド化させていきたいと思っているところです。
株式会社ソウルウェアでマーケティング部に所属している中村です。
ソウルウェアでのマーケティング業務のかたわら、副業にもチャレンジしています。またプライベートでは二児の母でもあります。
忙しく働く毎日ですが、より生産性を高くかつ余白も生み出すことができるような働き方を目指して日々精進しています！未来の働き方のヒントを発信していけたらと思います。
