業種：ITサービス、コンサルティング業界
事業規模：62人
利用用途：
・見積書ワークフローの電子化と社印の仕組み化
・注文書の作成
・案件の進捗管理の一元化
十六電算デジタルサービス株式会社では、十六銀行の取引先を中心とした地元企業や自治体向けへのITソリューションサービスを提供しています。自社でもkintoneとレポトンの利用を通じて業務のペーパーレス化を実現し、月間50時間の業務時間削減に成功しました。今回はレポトンを導入したことで、見積書や発注書の発行における承認フローの電子化や案件の進捗管理の効率化を実現した事例をご紹介します。
| ポイント |
| レポトン専用の管理画面がなくkintoneをスムーズに活用できることは他社にはない強み |
| 承認フローの電子化とペーパーレス化を実現 |
| 見積書・発注書の一元管理を実施、kintoneで電子帳簿保存のシステムを構築 |
目次
- 導入背景（「レポトンの管理画面がなくkintone内で設定が完結すること」が決め手）
- 利用方法1（見積書の作成とkintoneのワークフローに合わせた活用）
- 利用方法2（発注状況の管理に活用）
- 社内浸透（段階的な展開で全社へ浸透）
- 導入効果（ワークフロー業務の時間を1/3削減！リモートワークも可能に）
- 今後の展開（ノウハウを活かしお客様へのより良い提案と地域貢献に繋げたい）
導入背景：「レポトンの管理画面がなくkintone内で設定が完結すること」が決め手
事業内容について教えてください。
（DX事業部 部長 和田氏）
当社は主に岐阜・愛知を主たる地盤とする十六フィナンシャルグループの一員です。お客さまの「いつか夢見た未来の実現」のため、お客さまが抱える課題解決を目指し、最適なソリューションをご提案しています。
お客様のDX推進をサポートするため、業務支援ツールなどkintoneのカスタマイズをはじめ、各種クラウドサービスの提案・導入など幅広いサービスを手がけています。kintoneの開発支援についても、お客様の様々な業務課題を解決するための1つのサービスとして提供しています。
レポトンについて導入前の課題を教えてください。
（DX事業部 佐藤氏）
従前より紙ベースの業務処理からの脱却のため、グループウェアやWebデータベース機能を活用したワークフロー化やペーパーレス化を推進しておりました。しかし、使用中のWebデータベースのサポート期限の到来に伴い、別のツールへの移行を検討せざるを得なくなり、より高機能のツールを求めて、kintoneへの移行を進めることになりました。
ちょうどその頃、当社では合弁会社化による事業拡張に伴い、案件や受発注などの管理対象項目が大幅に増加していきました。こうした状況を前にして、当社が抱えていた課題は大きく分けて3つありました。
まず一つ目は勤務場所にとらわれることなく、働き方を改善できるようリモートワークを活用した環境を整える優先度が高くなったことへの対応が必要でした。その後、コロナ禍にも突入したことで否応なしにリモート勤務ができる環境を構築することが急務となりました。
また、取り扱う案件や受発注処理の増加により、業務処理も増大、複雑化したことで従来使用していたWebデータベース機能では、統制された事務を維持できなくなっていたことが二つ目の課題でした。業務フローをより高度化・効率化できるツールへの移行が必要でした。
三つ目は、社内決裁そのものはワークフロー化を実現していたものの、受発注業務における見積書や発注書などの文書発行においては、管理者が書面に社印を直接押印するという旧態依然の業務フローが残存しておりました。文書発行時には管理者の出社が前提となることでリモートワークの弊害となっており、文書発行の承認プロセスを含めた電子化を検討する必要があると感じていました。
色々なツールの中でレポトンに決めた理由を教えてください。
（DX事業部 佐藤氏）
ツールを選定する際、いくつかの機能要件を定めていました。例えば、添付ファイルの保存機能や、明細行数が増えても自動的に繰り越せる機能などです。これらの機能について他のツールにも有していましたが、最終的にレポトンを選んだ決め手は、設定や操作がkintone内で完結するという特徴があったからです。
他のツールの中には、専用の管理画面を用意していたり、管理用のアカウントが別に必要だったりするものもあります。一方、レポトンはkintoneとは別の専用の管理画面に遷移することなくkintone内のみでシームレスに動作し、設定者にとって直感的に操作できる点が魅力的でした。
（DX事業部 部長 和田氏）
当社では社内の業務管理用アプリはkintoneをプラットフォームとしたシステム構築を進めており、kintoneとの親和性・拡張性の高さも重要な選定ポイントの一つでした。レポトンなら、自然に業務フローに組み込んでいけると判断しました。
レポトンの利用状況について教えてください。
（DX事業部 佐藤氏）
レポトンは、案件管理や受発注業務処理を中心に全社で利用しています。共通して利用する見積書、注文書などの受発注関連のデータはkintone上で入力し、レポトンを利用して帳票を電子出力しています。見積書の作成は営業部門が中心ですが、部門ごとに利用シーンを変えて幅広く利用しています。
利用方法1：見積書の作成とkintoneのワークフローに合わせた活用
見積書の出力の利用方法とその効果を教えてください。
（DX事業部 佐藤氏）
従来、見積書の発行時の承認プロセスは、完全に電子化されておらず、ワークフローによる社内決裁後に、見積書を別途書面印刷した上で管理者に提出し、社印を押印するという流れでした。
見積書の書式もExcelで作成していたため、ワークフロー内では見積書は添付ファイルの位置づけであり、見積書の承認プロセスと発行プロセスが事務フロー的に分断されたものでした。
レポトンとkintoneを併用し承認プロセスの抜本的な見直しを行いました。まず営業担当はkintoneの案件管理アプリに案件情報を入力します。そのアプリからアクション機能を利用して見積申請アプリに必要な情報を自動で転用することができます。その後、kintoneプロセス管理機能を利用して管理者側で電子承認を行います。従来、紙面印刷して押印していた社印についても、レポトンのボタン出力制限の機能によりプロセス管理と連動し、電子的に社印を押印する仕組みを構築することができました。
レポトンでは、管理者の承認前には社印が表示されていないフォーマットで見積書が作成され、承認後には電子化した社印が表示されているフォーマットで見積書が作成できるように設定をしています。この機能により、見積書の発行承認プロセス上、社印使用権限者との整合もクリアすることができました。 レポトンで見積書を電子化したことにより、従来、社印押印のために紙面に印刷していた煩雑な処理もなくなり、管理者が在宅勤務時でもリモートで承認が可能になったことで業務フローが滞ることもなくなりました。
利用方法2：発注状況の管理に活用
発注書の利用方法とその効果を教えてください。
（DX事業部 佐藤氏）
当社ではDX分野に関するソリューション提案を行っておりますが、案件に応じて様々なものを発注します。例えば、お客様に提供するITツールのライセンス料などのソフトウェア費用や、社内で使用するパソコンなどのハードウェア費用など、多岐にわたります。取引の増加に伴い、案件ごとの発注状況をリアルタイム、かつリモートワーク中であっても把握できるようにシステムの構築をする必要がありました。
従来は、発注書の作成や管理に苦労していました。書類をExcelで作成して印刷して押印したうえで経理部門に持ち込み、コピーを取って保管する。こうした一連の作業に、多くの手間と時間がかかっていました。また、発注書は紙で発行されている為、発注内容の詳細をリモートワーク中に確認することは容易ではありませんでした。
現在は、レポトンとkintoneに利用し、発注業務を全て電子データ化しており、発注状況をリアルタイムに把握できるようになりました。また、レポトンによって、発注書も電子化することができた為、発注内容の詳細を迅速に確認することが可能となりました。
（DX事業部 部長 和田氏）
当社では電子帳簿保存法に準拠したプラグインをkintoneに連携させ一元管理ができるように構築しています。発注書のPDFデータを法令に則った形式で保存した上で、kintoneとAPIで連携させることで実現を行っているのですが、レポトンの自動保存機能やファイル名の自動リネーム機能が一役買っています。（システム構成図は利用方法1に記載）
結果として発注業務の効率化により、経理部門の工数を大幅に削減できました。また、案件の発注状況が容易になったことで、状況把握を迅速にすることができるようになりました。
社内浸透：段階的な展開で全社へ浸透
レポトンの社内展開方法について教えてください。
（DX事業部 佐藤氏）
レポトンの社内導入の展開は、運用状況を鑑みながら段階的に進めていきました。
まず、導入の初期段階では、見積書の電子化に注力しました。これは、営業部門の業務効率化を図るとともに、リモートワーク下での承認フローを確立するためでした。具体的には、営業部門を中心に説明会を実施しました。レポトンの操作方法や、kintoneとの連携による業務フローの変更点などを丁寧に説明しました。
また、一部の案件で実際に運用してもらい、利用者の声を集めました。使い勝手の良い点や、改善が必要な点などを洗い出し、設定に反映していきました。見積書の電子化が軌道に乗った後は発注書の管理に着手しました。ここでも同様に、関連部門への説明会を実施し、一部の案件で先行運用しました。
こうして、見積書と発注書の電子化を皮切りに、徐々にレポトンの利用範囲を拡大していきました。例えば注文請書など、他の帳票にも適用を進め、導入から約1年半をかけて主要な帳票の電子化を完了しました。現在では全社的にレポトンを活用しています。
レポトンの社内浸透で工夫されたことがあれば教えてください。
（DX事業部 佐藤氏）
レポトンの社内浸透において重視したことはいくつかあります。
今回のツール導入の時には、「電子化」ありきではなく、「業務効率化」を前面に押し出して説明するようにしていました。単に紙をデジタルデータに置き換えるだけでは、現場の理解は得られません。ツール導入によってどのように業務が変化しどんなメリットがあるのか、具体的な効果を示すことで、現場の納得を得られるようにしました。
加えて、一部の社員による成功体験を共有することにも注力しました。レポトンを使って業務が大幅に改善した事例などを積極的に紹介し、「自分たちの仕事もこう変わるのか」と実感を持ってもらえるよう努めました。
現在、社内文書の大半をペーパーレス化しておりますが、現場の声に寄り添いながら、業務効率化には何が最適化なのかをトライ＆エラーを繰り返しながら改善を図ってゆくことが大切だと思います。そのプロセスを丁寧に踏むことが、新しいツールの定着には不可欠だと痛感しました。
導入効果：ワークフロー業務の時間を1/3削減！リモートワークも可能に
レポトンの導入効果について教えてください。
（DX事業部 佐藤氏）
レポトンの導入により、業務効率が大幅に改善しました。以前は承認プロセスが完全に電子化されていないことで、紙面での出力回覧などの作業で15分はかかっていました。レポトン導入により、一気通貫で承認プロセスフローを実現することで5分に短縮され、月平均300枚だとしても、作業時間が75時間から25時間に激減しました。年間では600時間以上の時間削減効果となります。アナログな手法から電子化されたことで、課題であったリモートワークへの対応も進みました。
また、レポトンで出力した書類は自動でkintoneのレコードに保存される仕組みを構築したことにより、電子帳簿保存法への制度対応の際に利用者側には操作フローの大きな変更なくスムーズに対応ができたことも大変助かりました。
さらに、レポトンの導入で、見積書や発注書などの帳票をテンプレートに統一することができました。これにより顧客や仕入れ先とのやり取りで情報齟齬が生じるリスクを低減し、業務部門間でのシームレスな連携を実現しました。その結果、人為的ミスが減り業務品質が向上し、顧客満足度のアップにも役立っています。
今後の展開：ノウハウを活かしお客様へのより良い提案と地域貢献に繋げたい
今後の展開について教えてください。
（DX事業部 部長 和田氏）
レポトンはKintone単独では実現できなかった帳票出力を補うツールですので、今後も業務ニーズにあわせ、kintoneとレポトンを最大限に活用しながら業務効率化を推進したいと考えています。自社の利用だけでなく、グループ会社向けへの展開も含め、DX化の観点で活用できそうなケースはたくさんありそうです。
さらに、お客様向けへのソリューションとしてkintoneの提案を行う際には、社内で培ったkintoneとレポトンを利用した帳票作成のノウハウを活かし地域貢献に繋げていきたいと考えています。
株式会社ソウルウェアでマーケティング部に所属している中村です。
ソウルウェアでのマーケティング業務のかたわら、副業にもチャレンジしています。またプライベートでは二児の母でもあります。
忙しく働く毎日ですが、より生産性を高くかつ余白も生み出すことができるような働き方を目指して日々精進しています！未来の働き方のヒントを発信していけたらと思います。
