有限会社中川商事は、石川県能登半島にある貸別荘・キャンプ場施設である「ハートランドヒルズin能登」を運営しています。年間約4,000件ほどの予約管理にkintoneを活用しており、予約当日のチェックイン時にお客様に案内する予約受付票の出力にレポトンPDFを活用しています。kintoneや構築支援するパートナーさんとの出会いから、現在の利用方法までたくさんのお話を伺いました。
| ポイント |
| 買い切りのレポトンPDFで予約受付票を出力 |
| kintoneで予約管理や売上管理を一元化 |
目次
- 導入背景（「レポトンPDFのコストメリット」が決め手）
- 利用方法（宿泊の予約受付票の帳票出力に活用）
- 社内浸透（kintoneもレポトンPDFも驚くほどスムーズに展開）
- 導入効果（業務効率化とお客様へのサービス向上で売上20%UPに貢献）
- 今後の展開（”特別な場所で過ごす体験”を提供し続けたい）
導入背景：「レポトンPDFのコストメリット」が決め手
事業内容について教えてください。
（代表取締役 中川氏）
当社は石川県能登半島のふもとを拠点とし、「ハートランドヒルズin能登」を運営している会社です。「ハートランドヒルズin能登」では一棟貸しを基本としているコテージが全23棟あり、キャンプ場の施設もあります。コテージはバーベキュー場完備で、天然温泉100％のお風呂も楽しめます。さらにペットも無料で泊まれるため、約2割のお客様がペット連れです。自分達だけの特別な時間を大切な人と過ごせる場所としてたくさんのお客様にお越しいただいています。
レポトンについて導入前の課題を教えてください。
レポトンPDFを含むツールを導入する前である2020年ごろはコロナ禍まっただ中、働き方や事業の運営方法が大きく変わりつつあるタイミングでした。より積極的に情報を集め勉強をしていました。
当時の目下の悩みは、予約管理の方法や宿泊当日のオペレーションについてです。その頃の施設数は20棟、予約数は年間で約3800件ほどです。この件数のほぼ全てを手書きの帳票や属人化したフローでカバーしていたため、効率化したいと思っていました。
色々なツールの中でレポトンに決めた理由を教えてください。
情報収集や勉強会で、過去のアーカイブの中にkintoneAWARD参加履歴のある有限会社矢内石油の矢内さんが登壇していた会があり、そのお話にすっかり虜になったことが最初のきっかけです。その流れでkintoneに興味を持ち、関連する勉強会に色々と参加していく中で、自社でkintoneの活用を進めれば絶対に課題解決ができると確信を得ていきました。
ある日、矢内さんが金沢開催のイベントに登壇される情報を聞き、すぐイベントに参加申し込みをしました。そのイベントはワークショップ型で、その場で実際の悩みを相談し解決法を具体的に落とし込んでいくものでした。切実に困っていた、紙での予約表の管理について相談をしたことが、今回の業務改善が動き出したファーストステップになりました。矢内さんの協力の元、翌年の4月にはkintoneの導入方針を固めていました。
kintoneの構築にあたり、お客様のチェックイン対応時に受付票の出力が必須でしたため、帳票プラグインの中で唯一の買い切り製品であるレポトンPDFを検討しました。レポトンPDFは設定が直感的で、すぐ設定も完了し、簡単にkintoneに繋ぎ込むことができました。要件にもマッチし、買い切りでの提供ということもありコスト的にもメリットが大きいレポトンPDFを選択しました。
実は、kintoneの構築のタイミングと同時期にソウルウェア社の別製品であるキンコンの紹介も受け、導入の運びとなりました。（キンコンの事例はこちらです。）
主にどのような業務にkintoneを活用しているのか教えてください。
現在は貸別荘23棟とコテージ6棟、その他キャンプサイトの予約管理に利用しています。この全ての施設の予約ですが、web予約や電話やメール、チェックアウト時に次回の予約が現地で入ることもあります。
kintone導入前は、メモを書いてそれをファイリングして保管したり、メールの本文に顧客データがあったりと保管状況もバラバラでした。予約管理表は紙のカレンダーに手書きして、バインダーに止めて事務所に吊り下げておくアナログ管理です。さらに、予約管理を難しくする要素として、アーリーチェックインやレイトチェックアウトのサービス提供もありました。
これらを今ではkintoneで管理しています。kintoneで予約管理アプリを構築、カレンダーPlus（ラジカルブリッジ）を利用してカレンダー表記での予約管理を実現しました。さらに、煩雑なアーリー・レイトチェックインサービスを含めた空き状況の管理はkrewData（メシウス株式会社）を利用して残数の確認と予約可否の判定ができるようになっています。
利用方法：宿泊の予約受付票の帳票出力に活用
“予約受付票”の利用方法とその効果を教えてください。
まずは、ツール導入前の当施設での運営のオペレーションを紹介します。はじめに、お客様よりwebや電話やメールなど様々な方法で予約が入り、受付担当が対応します。電話などで受けた時のメモなどはそれ自体が顧客情報になるため、予約当日までそのままファイリングして保管していました。
その後の予約管理は予約センターという部署で対応します。管理方法はアナログで、カレンダーが印字されている紙にお客様名や人数、予約方法などを記載していきます。予約当日には受付での案内のために、お客様情報を記載したメモや、メールなどで届いている情報を印刷などしてホワイトボードに貼って用意していました。お客様がきた時に受付担当がホワイトボードを確認し、チェックインの案内をするような流れとなります。
余談ですが、このフローになる前は予約受付票は当社で用意せず、当日お客様がチェックインするときにお客様ご自身に手書きをしてもらっていました。事前予約の際に顧客情報はもらっているのに、当日またお客様に同じ内容を書いてもらうということに違和感があり、お客様がくる当日までに事前に情報をかき集め予約受付票をこちらで用意する方法に変更しました。この時のフロー変更には特にツール導入などもしなかったので、スタッフへの負担が増加してしまい、部分最適な状態となってしまいました。
現在、ツール導入によりフロー前半の予約管理をkintoneに置き換えることができたため、顧客情報はメールや手書きのメモからkintoneのアプリ内にある状態に変わりました。kintoneの予約から予約受付票の出力にレポトンPDFを利用しています。受付票は、宿泊の3日前には出力し、印刷したものを”3日前”、”2日前”、”前日分”と用意している棚に保管しています。当日分は受付のホワイトボードに貼り付けをし、受付にきたお客様に予約受付票と料金明細を渡し、受付のご案内をしています。
以前、メールなどの検索から始まっていた業務は劇的に改善し、今はkintoneのカレンダーの予約レコードをクリックしてそのデータをレポトンPDFで出すだけです。繁忙期の件数が多い時でも、10分もあれば受付票の準備は完了します。スタッフの業務改善と、お客様へのオペレーション改善に役立っています。
社内浸透：kintoneもレポトンPDFも驚くほどスムーズに展開
レポトンの社内展開方法について教えてください。
kintoneもレポトンPDFも驚くほどスムーズに展開ができました。kintoneとレポトンの仕組みのリリースと並行して、保険として紙の運用を残していたのですが、従業員側から「もう紙やめていいですか？」との意見があり、リリース後すぐに運用を開始することになったほどです。元々のフローが煩雑だったこともありますが、kintoneを中心としたシステムを利用すれば劇的に業務が良い方向に変わることがイメージできたことが大きいと思います。
導入効果：業務効率化とお客様へのサービス向上で売上20%UPに貢献
レポトンの導入効果について教えてください。
kintoneを含めた効果になりますが、まずは予約管理から当日の対応、その後の売上管理まで一元管理ができるようになりました。レポトンPDFについては、スタッフの業務時間を大幅に短縮することができ、お客様へのサービス向上に繋げることができています。
ツール導入前の2020年と比較すると、導入後の2022年には宿泊数が増加し売り上げも20%もアップしましたが、スタッフ数は変わらず対応ができました。もちろん第一はスタッフの日頃の頑張りによるものですが、その業務を下支えとしてkintoneを中心としたツール導入による効率化の効果もあったと考えています。
今後の展開：”特別な場所で過ごす体験”を提供し続けたい
今後の展開について教えてください。
ツール導入による業務効率化などをバネにして、施設数や拠点を増やすなど事業としての拡大も検討したいと思っています。時代に合わせて顧客ニーズも変わりますが、その中でも”自分達の特別な場所で過ごす体験の価値”を模索し、より良いサービスを提供し続けたいです。
私自身、このような夢を描くことができるようになったこともとても嬉しいことで、今後も楽しんで事業を展開していきたいと思っています。
【この事例の開発パートナー】
私たちは業務設計支援をご提供しています。業務フローを一緒に見直したり構築し、kintoneと絡めながら、新しい仕事のしかたを支援に入った会社のスタッフと二人三脚で作っています。
業務のボトルネックの発見から、業務フローや手順の再構築と合わせながらkintoneのアプリ構築など支援させていただきます。
まずはお気軽にご相談ください。
株式会社ソウルウェアでマーケティング部に所属している中村です。
ソウルウェアでのマーケティング業務のかたわら、副業にもチャレンジしています。またプライベートでは二児の母でもあります。
忙しく働く毎日ですが、より生産性を高くかつ余白も生み出すことができるような働き方を目指して日々精進しています！未来の働き方のヒントを発信していけたらと思います。
