面倒くさいExcelから脱却できる!kintoneとkinconeで実現する工数管理

製造・建設・IT企業など様々な業界で必要な工数管理。まだ Excelで管理していませんか?kintone(キントーン)とkincone(キンコン)は、工数管理業務の負荷を削減できるようにします。本記事では実現方法を紹介します。

工数とは?

そもそも「工数」とは、どのような概念なのでしょうか?「工数」とは、作業量を表す概念です。製造や建設、IT(特にソフトウェア開発)業などで利用されます。基本的に、「工数」は「時間」×「人」で計算され、その「工数」に係数が掛けられて「労務費」として扱われます。「労務費」は、製品やサービスの「原価」となりますので、製品やサービスの生み出す「利益」に大きく影響します。そのため、「工数」を算出することは、自分たちの提供する製品やサービスの「利益」を正確に把握する上で非常に重要です。

工数管理にExcel利用が多い理由

「工数“管理”」はその重要な指標「工数」を正しく把握するための作業です。主に、誰が・どの作業に・何時間掛けたかを集計します。この「工数管理」は様々な管理方法がありますが、まだまだExcelで管理している企業も多いようです。では、なぜ「工数管理」はExcelがよく使われるのでしょうか?理由は3つあります。

  • 工数算出は集計が必要なため
  • 必要な項目が企業ごとに違うため
  • 安価に導入できるため

このような理由から、Excelは工数管理で利用されやすいです。少人数の工数管理では、Excelで十分です。しかし、大人数の工数管理だと、Excelでは次のような課題が発生します。

  • 共有がしづらい
  • 最新バージョンがわかりづらい
  • ファイルのマージ作業が発生してしまう
  • 作業者がExcelを壊してしまう
  • ファイルを開くのに時間がかかる

一つ一つは小さな課題かもしれません。しかし、工数管理は毎日の作業です。これらの課題が毎日発生すると、作業者に負担がかかります。負担が増えると工数の登録忘れや、不正確な入力に繋がってしまいます。そのため、工数登録は作業の負担を減らす工夫が必要になります。

負担を削減できる!
kintoneとkinconeによる工数管理

そこでオススメしたいのが、kintone(提供:サイボウズ株式会社)とkinconeによる工数管理です。kintoneとkinconeは、工数管理の負担を軽減できるようにします。具体的には次の点です。

  • Webなので、素早くフォームを開ける
  • モバイル端末からも工数登録ができる
  • カレンダービューから入力、調整ができる(※カレンダーPlusを利用)
  • 打刻した勤怠情報をそのまま工数管理に使える
  • フォームをドラック&ドロップで作成できる

どれも負担を軽減するような機能です。kintoneとkinconeは、Excelで工数管理するより便利にします。では実際にどのように利用できるかを画面付きで紹介します。

工数管理のイメージ

工数管理を行うためのkintoneとkinconeの構成は次の通りです。


「kintone」と「kincone」の他にプラグインの「krewData(提供:グレープシティ株式会社)」と「カレンダーPlus(提供:ラジカルブリッジ)」も利用

次にアプリの詳細を記載します。

プロジェクトマスタ

プロジェクトの基本情報を管理するマスタです。プロジェクトの各工程の予定工数を管理できるようにします。


プロジェクトとその必要工数を一覧で確認できる

作業カレンダー

プロジェクトの作業予定をカレンダー上で管理できるようにします。作業予定はドラック&ドロップで、直感的に調整できます。またカレンダーの縦軸はプロジェクト、作業、担当者別に切替できます。この仕組みによってプロジェクト間の調整を素早く行えます。なお、作業カレンダーはkintoneとプラグインの「カレンダーPlus」を利用します。


プロジェクト別に作業を確認できる

作業別に確認できる

作業を担当者別に確認できる

kincone

kinconeは日々の勤怠管理ができるようにします。モバイルアプリ、FeliCaカード、チャットツールから打刻できるので、場所を選ばない勤怠登録を可能にします。


日々の勤怠はkinconeで簡単に管理できる

またkinconeの勤怠情報はkintoneへ自動連携できます。次に説明する勤怠日報で利用します。

勤怠日報

勤怠日報は、kinconeから取り込んだ勤怠情報と作業カレンダーの作業予定を紐付けできるようにします。日報上で紐づけることで、各担当者がどの作業を実施したのか、または作業時間が超過していないかを確認できます。


kinconeで勤怠登録すると、kintoneへ自動的に登録される

勤怠情報を作業内容を紐付けできる

プロジェクトマスタ

作業者が勤怠日報を登録すると、勤怠日報の情報が工数実績としてプロジェクトマスタに同期されます。情報の同期はkrewDataを利用します。勤怠日報に登録された情報をプロジェクトマスタへ同期することにより、実績と予算を比較でき、プロジェクトの進捗管理に利用できます。例えば、プロジェクトの残日数に対して、実績が足りない場合は、「遅延」のアラートを出せるようにします。


プロジェクトごとに実績と予算を比較し、進捗状況を確認できる

以上のようにkintoneとkinconeは効果的な工数管理を実現できるようにします。

まとめ

工数管理は利益を把握するための大切な業務ですが、時間を掛けたからといって何か生まれる作業ではありません。いかに早く手間なく作業できるかがポイントです。今回紹介した方法は、工数管理の手間を削減できます。工数管理に課題を抱えているという方がいましたら、ぜひ紹介した管理方法をご検討ください。

なお、具体的な設定方法については、「設定編(2020年7月公開予定)」でご案内いたします。