kinconeは勤怠管理と交通費精算を行えるツールですが、どちらか片方の機能のみを利用することもできます。株式会社第一ビルメンテナンスはそのサービスの特性上、複雑な勤怠管理が発生してしまうので交通費管理のみにkinconeを利用し、毎月1時間半かけて行っていた交通費の精算業務を10分に短縮しています。今回はその運用と経緯について詳しくお話を聞きました。
アナログ管理からクラウド化。
ツール選定の決め手は低コストと社員への浸透
ー第一ビルメンテナンス様は交通費管理のみでご利用いただいていますよね。kincone導入前の交通費管理方法を教えてください。
大久保：所謂アナログで、紙のフォーマットに手書きです。ただ、弊社は何千というビル管理を担当しており、営業メンバーなどは毎月1時間半以上かけて交通費を申請していました。
その後、紙で提出されるものを基幹システムに1件1件登録するわけで・・・
ーその運用は大変ですね。
大久保：ICカード読み取りで交通費を登録できるサービスって他にもあるじゃないですか。最初は、無料で使える読み取りソフトとマクロで手作りしたり。でもそれだと、使い方がややこしくて従業員の方になかなか浸透しないし、ローカルでしか保存できなかったりして。
kinconeではないクラウドサービスの利用もしたんです。でも端末の登録に必ずPCが必要だったり、何より月額300円だったので・・・。kinconeはスマホがあれば即時使い始められますし、月額も200円というのも魅力でした。
1時間以上の作業時間を短縮！kinconeの運用方法
ーkinconeの運用方法は？
大久保：各拠点の入り口にタブレットを置いて、ICカードをタッチしてもらっています。弊社の場合だと外出しっぱなしで社に戻らない人もいるので、そういう場合は私用携帯にkinconeアプリを落としてもらって、レコーダーとして使っています。もちろん、モバイルSuicaと連携している人もいます。
ー今は交通費精算にかかる時間はどれくらいになったのでしょう？
大久保：導入した翌月から15分以内になりました。人によっては10分かかってないですね。本当に時間は短縮されました。
ー1時間半かけていたものが10分以内に済むようになったんですね！それはよかったです。
勤怠管理は別のソフトで行っているんですよね？
大久保：はい。弊社はサービスの特性上、複雑な働き方が多くて。ビルメンテナンスには、清掃員・現場勤務などたくさんの人が、夜勤を含むシフト制で働いているのでkinconeだと複雑な勤務パターンに対応しきれない部分もあって。管理する側の希望をカスタマイズできるように他のソフトを導入しています。
第一ビルメンテナンスについて
ー「ビルメンテナンス」には様々なお仕事があるんですね。
大久保：清掃業務を主体とし、マンション・ビルなどあらゆる建物の総合管理に加えて、設備保守・緊急対応・ハウスクリーニングなどを行っています。
社内に研修センターも保有しており、スタッフには行き届いた教育をしています。
ー所有者からの目線で考えると、清掃はここ、セキュリティに関してはここ、植栽はここに、と管理先が分かれているよりも第一ビルメンテナンスに一括でお願いできた方が楽ですよね。
大久保：オーナーと第一ビルメンテナンスだけで完結できる点は弊社の強みです。さらに24時間体制で対応している点も喜ばれています。
おかげさまで業界内で急成長しており、数年以内に100億円規模の売り上げを目指しています。
ーそれは素晴らしいですね。そんな御社での働き方の一助となれるようにkinconeも邁進していきます。
今回お話を伺った人
株式会社 第一ビルメンテナンス
ビル管理・マンション管理・清掃サービス事業。他社を介在せず全てをオーナーと第一ビルメンテナンス間で完結、24時間対応。
人材育成に力を入れており独自の研修センターも保有しています。関東を中心に展開しています。
大久保 貴弘 さん
総務経理部SE。
スポーツ観戦、ガジェットが趣味。猫の為に働いてます。
soulwareの広報担当、サリーです！「幸せな働き方」への情報を中心にソウルウェアの様々な取り組み、イベントの様子、たまには雑談などを発信していきます。
